新聞媒體(tǐ)刊登展出消息會有良好的宣傳效果，不僅可(kě)以吸引更多的有價值的參觀者，也可(kě)以加深客戶的印象。然而新聞報道的内容是由記者、編輯決定的，他(tā)們一般對不尋常的活動和實物感興趣，因而展出者必須認識到這種興趣，并充分(fēn)利用這種興趣，向目标媒體(tǐ)提供恰當的信息。

  不同的媒體(tǐ)需要不同的信息。比如(rú)，商業類刊物需要知道産品的規格、性能等;經濟類刊物卻對産品的社會和經濟效益比如(rú)環保、節能等感興趣;電視台重視展台、産品的外觀是否吸引人(rén);電台希望展台人(rén)員(yuán)能生(shēng)動地描述産品。要根據媒體(tǐ)的特點從(cóng)不同的側面提供信息。

  展覽會開幕前，會展策劃公司在展出地舉辦記者招待會，全面介紹展出情況，包括展出目的、展出主題、展出産品、展出者等。招待會上要提供裝有全套新聞資料的新聞資料袋。新聞資料袋可(kě)以提供給所有有關新聞媒體(tǐ)以及其他(tā)有關部門(mén)包括工(gōng)商會、行業協會、政府有關部門(mén)等。如(rú)果展覽會的觀衆來(lái)自(zì)不止一個地區，可(kě)以考慮在參觀者集中的其他(tā)地區也舉辦記者招待會。展覽會開幕後，仍要繼續開展新聞工(gōng)作(zuò)，積極邀請(qǐng)記者參觀采訪展台。如(rú)果有重要活動和貴賓參觀，要安排記者采訪，繼續提供新聞稿。展覽會閉幕後，将新聞綜合總結寄發有關媒體(tǐ)，并對有關人(rén)員(yuán)發函緻謝。新聞工(gōng)作(zuò)應制定相(xiàng)應的計(jì)劃，有計(jì)劃、有步驟地開展新聞工(gōng)作(zuò)有助于提高工(gōng)作(zuò)效率和效果。

 (一)新聞稿

  新聞工(gōng)作(zuò)的主要特征之一就(jiù)是編發新聞稿。 新聞稿是展出者提供給媒體(tǐ)的主要的和基本新聞資料，如(rú)果質量高、内容新，符合新聞要求，被采用的可(kě)能性就(jiù)大(dà)些。 如(rú)果展出者預算有限，新聞稿将是最有效的宣傳方式。需要注意的是，新聞稿内容必須是新聞媒介感興趣的，有報道價值的，否則，新聞媒體(tǐ)不可(kě)能使用。另外新聞稿的最終讀(dú)者是目标觀衆，因此要了解目标觀衆的興趣，根據目标觀衆的興趣相(xiàng)應安排内容。新聞稿的數量可(kě)以根據展出者的規模以及需要決定，大(dà)規模的展出者可(kě)以多編印一些新聞稿。

  應該了解新聞媒體(tǐ)的出版頻率以及截稿期，計(jì)算好時間，及時安排郵寄新聞稿。新聞稿不僅可(kě)以提供給新聞界，也可(kě)以提供給客戶。

  (二)新聞圖片

  新聞圖片是媒體(tǐ)不可(kě)缺少的材料。好圖片可(kě)以襯托新園宣傳，好圖片比好文章(zhāng)更可(kě)能被采用。有關新聞圖片的注備事(shì)項包括:照(zhào)片要在原環境中拍(pāi)攝，要注意照(zhào)片的可(kě)信度:照(zhào)片最好由新聞或專業攝影(yǐng)師(shī)制作(zuò)，這類攝影(yǐng)師(shī)了解媒體(tǐ)對照(zhào)片内容和規格的要求;照(zhào)片背面可(kě)以附上照(zhào)片概要、公司地址、登載許可(kě)，注明“免費”字樣常常有助于編輯采用照(zhào)片。貿易刊物很少雇傭專業攝影(yǐng)師(shī)拍(pāi)攝照(zhào)片，因此，就(jiù)更需要向其提供質量高的圖片。

  (三)  新聞資料袋

  成套的新聞資料可(kě)以裝人(rén)資料袋，稱作(zuò)新聞資料袋。新聞資料袋是向媒體(tǐ)提供資料的主要形式。資料袋可(kě)以在記者招待會上散發給媒體(tǐ)，可(kě)以寄發給媒體(tǐ)，可(kě)以放(fàng)在展覽會的新聞中心或放(fàng)在展台内提供給采訪的記者。新聞資料袋的内容主要是新聞資料和展出資料。在記者招待會上提供的資料在記者招待會上提供的資料袋可(kě)以裝有發言人(rén)名單、招待會概要和發言稿。在展台上提供資料袋應裝有展出的新産品的材料、展品、公司概要以及重要日(rì)期。

  三、記者招待會

  記者招待會是展出者與新聞界人(rén)士建立并發展關系的機(jī)會，是将展出者情況廣泛深人(rén)地介紹給新聞界的方式。如(rú)果組織得(de)好，記者招待會效果會很好，應充分(fēn)利用。記者招待會舉辦成功與否的關鍵是内容。

  展出者必須有充分(fēn)的能吸引新聞媒體(tǐ)興趣的内容，方可(kě)考慮舉辦招待會。記者招待會可(kě)以在開幕前也可(kě)以在閉幕後召開。開韓前的招待會以介紹展出目的、展出内容爲主;閉幕後的招待會則以介紹展出結果、展出者的收獲爲重點。記者招待會主要邀請(qǐng)新聞界人(rén)士參加，也可(kě)以邀請(qǐng)重要客戶參加。有條件(jiàn)的展出者可(kě)以在展覽會開幕前1-2個月舉行記者招待會。這樣，在展覽會開幕的專刊上就(jiù)可(kě)能刊登有關展出者的特寫和專題。