(一)印發資料

  印發宣傳資料是展覽物資管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的組成部分(fēn)，同時也是展台貿易工(gōng)作(zuò)的組成部分(fēn)，對展出效果有直接影(yǐng)響。宣傳資料主要用于展覽會之前向目标觀衆和新聞界寄發，以及展覽會期間在展台上散發。宣傳資料在展覽會之前、之中、之後都(dōu)有重要的作(zuò)用。

 1.展覽會資料  展出者在準備編印宣傳資料之前，可(kě)以先了解展覽會組織者已安排或将安排編印哪些資料，以避免重複，以充分(fēn)利用展覽會的宣傳資料。

  對展出者而言，展覽會資料中最重要的可(kě)能是展覽會目錄。正規的展覽會都(dōu)會印制展覽會目錄。展覽會目錄是展覽會的綜合介紹，内容包括展覽會性質、目的、内容、規模特點、展出者情況(包括名稱、地址、展台負責人(rén)姓名、展品、當地代理(lǐ)名稱、地址、展出目的等)、場地平面圖、組織者有關情況、展出者和展品的分(fēn)類檢索等。專業觀衆大(dà)都(dōu)會購(gòu)買此目錄。目錄對參觀者有兩個主要作(zuò)用:一是在展覽會前作(zuò)爲參觀指南(nán)，很多觀衆習債于先在閱目錄再決定參觀路(lù)線和展台:二是在展覽會後作(zuò)爲備在資料，這一個作(zuò)用最爲重要，展覽會目錄的壽命比展覽會長，因此不要輕視目錄。但(dàn)是面向廣大(dà)消費者的消費品展覽會的目錄價值并不很大(dà)，如(rú)果免費刊登展出者情況，展出者可(kě)以利用，如(rú)果收費則可(kě)以放(fàng)棄。

  會展策劃公司展出者可(kě)以利用的展覽會資料還(hái)有展覽會海報、參觀者手冊、航郵手冊、張貼、展覽會明信片、不幹膠标志、場地圖、人(rén)場券等。《航郵手冊》與《參觀者手冊》内容、尺寸相(xiàng)同，使用輕、薄紙印制，适宜郵寄。這些資料多留有空白(bái)處，展出者可(kě)以在這些宣傳資料.上加印自(zì)己的标識，  比如(rú)公司商标、公司名稱和地址、展館号、展台号、電話(huà)号碼等，再寄給自(zì)己的客戶。

  2.展出者資料  展出者需要編印一些自(zì)己的宣傳資料。基本資料有展台小冊子、公司介紹、産品目錄、産品介紹、價格單等。

  展台小冊子是展出者的主要資料。展台小冊子封面應标明展覽會名稱、日(rì)期、地點以及展台和展館的位置、号碼。小冊子内容包括展覽會概況、展覽會活動安排、展台情況(包括規模、目的、性質、組織者、參展者、地址、展品情況照(zhào)片、展台人(rén)員(yuán)姓名、展出地代理(lǐ)名稱、地址)等，小冊子封底可(kě)以有标明展台位置的場地平面圖、标明展館位置的交通圖等。展覽小冊子主要用于直接發函和展台散發。公司介紹、産品目錄、産品介紹、價格單等可(kě)以利用公司現有資料，也可(kě)以專門(mén)編印，根據需要和條件(jiàn)安排。

  如(rú)果是集體(tǐ)展出，集體(tǐ)展出組織者應編印宣傳資料，每個參展者也應編印自(zì)己的宣傳資料。組織者要指導參展者作(zuò)好宣傳資料編印工(gōng)作(zuò)，向參展者提供技術(shù)指導和支持，并可(kě)規定一些統一的要求。

  3.資料編印  宣傳資料具有廣告作(zuò)用，爲了給潛在客戶和新聞界留下良好的和深刻的印象，要強調質量精良。安料編印環節多、周期長，因此要制定資料編印計(jì)劃。首先要 确定資料種類、内容、數量;其次規定統一的風(fēng)格、色調标志等，這樣更容易建立形象，給人(rén)印象更深。最後是制定工(gōng)作(zuò)日(rì)程，包括收集材料、編寫、修改、審核、文字定稿圖片定稿、翻譯、編排、制版、校(xiào)對、印刷、裝訂、運輸等時間和截止期。計(jì)劃時間可(kě)以留有一定餘地，以備應急，計(jì)劃日(rì)程要嚴格執行。資料編印預算也要确定，如(rú)果有可(kě)能，将紙張質量、印刷數量、色彩、格調、尺寸等細節也确定。