舉行會議(yì)活動策劃或會展策劃展覽必須要印刷一些宣傳品及會議(yì)資料，它有告知會議(yì)的信息以及會議(yì)期間提供與會者開會所需的相(xiàng)關資料之用。甚至也可(kě)以在會後留存建檔、參考使用。

 (一)  印刷項目

  會前有大(dà)會專用信封、信紙、宣傳品(包括海報、會議(yì)通知)、報名表等。會議(yì)期間有大(dà)會議(yì)程手冊，其他(tā)如(rú)名牌、與會券或參觀券、邀請(qǐng)卡、餐券等，再就(jiù)是論文集、講稿和與會者名冊等。

  依照(zhào)會議(yì)規模及大(dà)會預算，以上有些項目可(kě)調整增減，例如(rú)，如(rú)果沒有很多經費可(kě)以不用印制信封信紙;如(rú)果籌備時間長而且經費足夠，主辦單位可(kě)印制第二次或第三次會議(yì)通知，用以提醒參加人(rén)員(yuán)并加強宣傳。

  (二)會前使用的印刷品

  會前的準備工(gōng)作(zuò)需要用到很多的印刷品，來(lái)可(kě)以塑 造大(dà)會形象，二來(lái)可(kě)以同時開展宣傳工(gōng)作(zuò)。

  1.信封、信紙  先請(qǐng)一家合作(zuò)良好的印刷設計(jì)公司設計(jì)符合大(dà)會主題的CIS (大(dà)會識别系統，包括大(dà)會标識、字體(tǐ)、色系等)，依照(zhào)這個CIS去(qù)延伸設計(jì)其他(tā)相(xiàng)關印刷品，如(rú)此不但(dàn)所有大(dà)會的印刷品都(dōu)有一緻的整體(tǐ)感， 甚至大(dà)會會場布置物，如(rú)指示海報等也可(kě)使用這個CIS.加強與會人(rén)員(yuán)印象。統一的形象設計(jì)使大(dà)會顯得(de)規範、莊嚴、有序。

  接着，可(kě)以設計(jì)大(dà)會信封、信紙，雖然現在大(dà)多利用電子郵件(jiàn)聯絡相(xiàng)關事(shì)務，但(dàn)是有些正式函件(jiàn)或報告仍然使用大(dà)會信函。

  2.宣傳品  需要印制的宣傳品包括海報、會議(yì)通知(宣傳冊子)。如(rú)果是展覽則更要複雜得(de)多，包括展品介紹、公司介紹、項目介紹等相(xiàng)當多的資料。比如(rú)房(fáng)展，要有樓盤的介紹資料、開發商的資料等等;車展，則要有車的性能指标等的介紹性文字和大(dà)的宣傳海報及公司的宣傳冊子。

 (三)印刷設計(jì)與制作(zuò)

  1.封面(海報、會議(yì)通知)

  會議(yì)名稱、徽标

  日(rì)期和地點

  主辦單位

  摘要(包括内容與主題)

  大(dà)會标語

  2.内容(會議(yì)通知)  詳細叙述會議(yì)内容，特别是強調重要的演講人(rén)及講題，并對演講人(rén)和講解詳細介紹，以鼓勵大(dà)家參加。主題要醒目，要讓讀(dú)者信服這個會議(yì)是有價值的，以引起回響。大(dà)緻内容有:時間、日(rì)期和地點;會議(yì)名稱;主辦單位及協辦單位;大(dà)會籌備委員(yuán)會名單及秘書(shū)處;主題;會議(yì)邀請(qǐng)函;暫定會議(yì)日(rì)程表;演講人(rén)名字、職稱;會場簡介;報名費用;報名表;住宿資料;活動和相(xiàng)關旅遊資料;特别活動等。

3.設計(jì)大(dà)會宣傳手冊 設計(jì)一份實用又美觀的會議(yì)通知，除了可(kě)以吸引注意，還(hái)可(kě)以讓與會者留存。