開始策劃活動時，要有一個全面的活動規劃，做一張類似下面給出的表格，列出你(nǐ)的要求。它能幫你(nǐ)确立活動的基本流程，使你(nǐ)對活動的需求有一個整體(tǐ)了解。以此表格衡量你(nǐ)想選來(lái)舉辦活動的不同地點，看(kàn)看(kàn)這些地點是否能滿足你(nǐ)所有的要求。記住，要包括設備的搬人(rén)與安裝、排練、設備的拆卸及搬出的需求，尤其是時間安排和物流方面的要求。

設想活動的全過程，确定對相(xiàng)應活動空間的要求。考查可(kě)行性并開始制作(zuò)成本報表。要盡量做到具體(tǐ)詳細。如(rú)果視聽設備和舞台搭建需要20英尺(約合6.1米)高的天花闆，就(jiù)應當在表格裡(lǐ)寫清楚。當然還(hái)必須包括提前布置和排練的空間。如(rú)果需要提前24 小時預訂宴會廳，以确保布置好的場地可(kě)以保留到活動當天的話(huà)，也要列出來(lái)。活動策劃公司需要爲演出人(rén)員(yuán)準備一間化妝室，爲員(yuán)工(gōng)準備一間辦公室或安排一個區域擺放(fàng)陳列物品，一定要在着手布置時通知會場方，好讓他(tā)們爲你(nǐ)預留出合适的空間。一旦合同簽訂完畢，縮減多餘空間比想方設法解決空間不足問(wèn)題要容易得(de)多。

爲了準備一份精确的預算，需要照(zhào)顧到活動的方方面面，盡量把所有可(kě)能的成本都(dōu)考慮在内。在這個過程中，你(nǐ)會發現有很多不同的事(shì)項要計(jì)入成本，如(rú)辦理(lǐ)街道停車許可(kě)證、聘請(qǐng)下班的警務人(rén)員(yuán)等，這些費用應列入成本中的哪一項以及支付這些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據變化增減項目。正如(rú)前面提到的，随時掌握開支情況是很重要的，這樣你(nǐ)就(jiù)可(kě)以及時調整并具有足夠的資金确保活動要素的完整，這些活動要索是實現公司活動目标的必要元素。總之，合适的活動地點爲實現一切設想發揮着重要的作(zuò)用。

例如(rú)，某活動想通過場景布置帶來(lái)一種暫華的感覺，使其成爲在未來(lái)幾年(nián)中人(rén)們所律津樂道的活動，就(jiù)像在沙漠裡(lǐ)閃爍的星空下，由知名音樂家爲客人(rén)獻上的專場交響樂演出。你(nǐ)可(kě)以讓客人(rén)在日(rì)落時分(fēn)乘坐(zuò)然氣球到達，着陸時送上香槟。在策劃富有創意活動的同時，也要考慮到活動地點的實際成本問(wèn)題，例如(rú)，萬一天氣狀況或風(fēng)力情況不适宜熱(rè)氣球飛行，就(jiù)要有後備的交通工(gōng)具、爲不願意乘坐(zuò)熱(rè)氣球的嘉賓準備的交通工(gōng)具、返程的交通工(gōng)具(因爲熱(rè)氣球在天黑(hēi)後無法飛行)、一個透明的塑料賬篷(适于天氣不好時使用)、一個烹饪帳篷、衛生(shēng)間、運送設施到沙漠的車輛(liàng)、随時待命的醫療援助、保安、燈光(guāng)設施、取暖設備、供電與備用發電機(jī)以及負責處理(lǐ)異常情況的監察員(yuán)等。當把所有的費用納人(rén)預算後，你(nǐ)可(kě)能會發現在沙漠裡(lǐ)舉辦這樣一場特殊活動的費用實在太高，轉而考慮其他(tā)的方案或者看(kàn)看(kàn)成本報表中哪裡(lǐ)還(hái)有可(kě)以調用的資金以實現你(nǐ)最初的設想。任何情況下都(dōu)要清楚地知道資金狀況，以做出明智的決定。活動策劃周詳，活動執行按部就(jiù)班，才能保證最後不出現“意外”。提前了解各項成本，才能做出明智的決定。