在活動策劃落地執中，會出現各種各樣的一些問(wèn)題，本文由活動策劃公司根據現場總結出一些問(wèn)題以及答案，可(kě)以借鑒。

問(wèn): 什麽時候使用場地?

答:要非常清楚使用場地的确切時間并确保在合同裡(lǐ)注明，以免以後産生(shēng)誤解。要記住，現在與你(nǐ)合作(zuò)的人(rén)以後不一定在場，在活動策劃過程中，你(nǐ)可(kě)能會依次和銷售部到業務部再到活動現場的工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)一一打交道，因此，活動進程中的每一步都(dōu)要落實成書(shū)面文字。

問(wèn): 安裝設備的時間是否夠用?

答: 如(rú)果你(nǐ)需要的設備安裝時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于場所提供的時間，那麽可(kě)以将活動中餐飲的收入作(zuò)爲協商砝碼，來(lái)換取延長安裝時間方面的實惠。記住，雖然他(tā)們從(cóng)你(nǐ)的活動中獲益，但(dàn)要求他(tā)們爲你(nǐ)的活動而延長停業時間，就(jiù)會使他(tā)們損失餐飲方面的收入。如(rú)果有額外補償，他(tā)們或許會允許延長安裝時間。除了解安裝的要求外，還(hái)要知道在搬運設備、安裝、排練時，活動場地還(hái)有哪些安排。這些都(dōu)會影(yǐng)響到你(nǐ)的時間安排。

某舉辦新車發布會的場地，将新車搬入活動會場的必經之地卻被另一個活動預訂了。爲此，我們的活動隻好改到了另一個可(kě)以保留24小時的房(fáng)間，而這個房(fáng)間是否便于汽車進出非常關鍵( 因爲門(mén)需要足夠寬)。這一關鍵的物流需求在簽訂合同之前就(jiù)要弄清楚，不要等到活動當天再去(qù)落實。

确保在合同中列出你(nǐ)需要使用會場的具體(tǐ)時間，并約定在你(nǐ)之前的活動結束後，對會場進行清理(lǐ)，并使其恢複到事(shì)先商定好的狀态。

問(wèn): 場地原有家具或固定設施需要搬走嗎(ma)?

答: 尋找活動場地時，不要局限于其家具或國(guó)定設施。多數場地都(dōu)同意将家具或設施搬出去(qù)存放(fàng)在他(tā)處，以便接待更多的客人(rén)比如(rú)吊燈，有可(kě)能與裝飾的主題不符，影(yǐng)響音像設備或者燈光(guāng)設備的使用。在合同中詳盡地列出需要搬走的家具以及你(nǐ)将會承擔的費用。

問(wèn): 搬運家具需要額外開銷嗎(ma)?

答: 請(qǐng)員(yuán)工(gōng)搬運家具和設施，除去(qù)工(gōng)會的費用(如(rú)工(gōng)作(zuò)餐費、起價量等)之外，還(hái)要支付其他(tā)費用。如(rú)果場地沒有儲物空間，就(jiù)要用貨車來(lái)存放(fàng)不需要的家具和設施一整夜或者更長的時間，這取決于數運設備、安裝、排練、設備析除及報出所需的時間你(nǐ)的活動結束後，還(hái)要再把原會場的家具搬回來(lái)，爲此也要支付一定的勞務費和其他(tā)相(xiàng)關物流費。爲防止家具的損壞成丢失，确保給家具辦理(lǐ)适當的保險。另外需要注意的是給裝卸貨的貨車辦理(lǐ)停車許可(kě)。

問(wèn): 在活動前、活動中及活動後需要安排清潔人(rén)員(yuán)嗎(ma)?

答: 不要以爲場地方會提供免費的清潔服務。雖然這一條款可(kě)以協商，但(dàn)你(nǐ)要在簽訂合同之前弄清楚。

問(wèn): 按規定場地可(kě)容納多少人(rén)?

答: 了解并遵守場地的額定容量非常重要。使嘉賓人(rén)教最大(dà)化的其中一個方法是分(fēn)時段邀請(qǐng)。例如(rú)，在請(qǐng)束中寫上早、中晚的活動時間排。這種情況下，每次活動都(dōu)要有正式的開幕與閉幕儀式，确保所有的客人(rén)都(dōu)會在下一場活動開始前離(lí)開。這樣做也有一弊，那就(jiù)是如(rú)果活動時間不具體(tǐ)，内容沒區别，則無法控制客人(rén)的離(lí)開時間。

某位高級活動的策劃人(rén)遭遇的是另一種問(wèn)題，當時會場人(rén)滿爲患，需要動用消防部門(mén)和警務部門(mén)來(lái)控制局面，活動差點取消他(tā)們告訴客戶說(shuō)貴賓素質高，不會違反請(qǐng)柬上的要求。第一組請(qǐng)柬要求第一組客人(rén)晚上6點到10點參加活動，第二組請(qǐng)柬的活動時間是晚上8點到12點。有經驗的策劃人(rén)一定猜到了結局。第一組客人(rén)因爲孩子玩得(de)正開心而不想離(lí)開。

當活動進入高潮，客人(rén)玩得(de)很開心的時候，你(nǐ)怎麽強迫第一組客人(rén)10點鍾離(lí)開呢(ne)? 即使你(nǐ)可(kě)以通過明顯的标記輕易識别客人(rén)是屬于哪一組，但(dàn)是如(rú)果客人(rén)遲遲不走，難道你(nǐ)還(hái)真要下逐客令嗎(ma)?

必須遵守會場的容納量，或者分(fēn)别舉辦兩次或多次活動，這不僅可(kě)以保護客人(rén)的安全，而且合乎法律，從(cóng)而避免了一旦發生(shēng)任何事(shì)情，客戶公司、你(nǐ)的公司以及你(nǐ)自(zì)己因超員(yuán)而受到起訴。這種情況的确發生(shēng)過。一家租來(lái)舉辦私人(rén)活動的夜總會着了火(huǒ)，死了很多人(rén)。一家舞廳因超重而造成地面塌陷，造成了死傷。某包租的小船(chuán)因船(chuán)上人(rén)太多，超過其負荷而翻船(chuán)，奪去(qù)了很多人(rén)的生(shēng)命。

有很多增加容客量的好辦法。場地的容客量有時是由衛生(shēng)間設備的數量決定的。例如(rú)，如(rú)果場地跟一個辦公樓相(xiàng)連，就(jiù)可(kě)以采取增加安保人(rén)員(yuán)的方法開放(fàng)那裡(lǐ)的衛生(shēng)間。另外，也可(kě)以租用高檔流動衛生(shēng)間設施。

客人(rén)的舒适程度也需要格外關注。如(rú)果過于擁擠，或者總是要排隊上廁所，他(tā)們肯定會失望地離(lí)開。

問(wèn): 什麽是區域管制? 有什麽該注意的限制或規定嗎(ma)?

答: 了解什麽能做什麽不能做。你(nǐ)需要跟當地管理(lǐ)部門(mén)——消防、衛生(shēng)、警察和市政工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)一一聯絡好。比如(rú)，如(rú)果活動需要使用繩控熱(rè)氣球，就(jiù)得(de)與附近機(jī)場達成有關飛機(jī)禁飛區的書(shū)面協議(yì)，這樣可(kě)以避免潛在的飛行危險。某公司想要舉辦一個加強團隊建設的水上活動，首先要得(de)到港口警察的允許。爲了保證活動的順利進行，救援船(chuán)隻、救援人(rén)員(yuán)以及随時備用的教援醫療都(dōu)需要計(jì)入活動預算。

問(wèn): 有噪聲限制嗎(ma)?

答: 如(rú)果活動場地在居民(mín)小區内，就(jiù)可(kě)能會有噪聲限制。這會影(yǐng)響到活動的結束時間。了解在哪裡(lǐ)可(kě)以播放(fàng)音樂以及音量可(kě)以調到多大(dà)等事(shì)宜。例如(rú)，某環境優美迷人(rén)的城(chéng)堡，用來(lái)舉辦夏季戶外活動是再适合不過了。但(dàn)由于其地處居民(mín)區，晚上10點以後在花園裡(lǐ)就(jiù)不得(de)再進行現場歌舞表演或播放(fàng)錄音了，并且對于音量也有特别規定。度假村對私人(rén)戶外活動也有嗓聲方面的規定，因爲他(tā)們不希望樂隊的表演時間太晚而打擾其他(tā)客人(rén)。

問(wèn): 需要購(gòu)買什麽保險來(lái)保護客人(rén)、客戶、你(nǐ)的公司和你(nǐ)自(zì)己?

等: 向活動會場、供應商了解保險需求，并與客戶客戶公司律師(shī)、所有的人(rén)和物都(dōu)在保險的保護條款之内。确保遵循一切保護程序。例如(rú)，對于團隊建設的公司活動，必須讓客人(rén)簽署免責書(shū)。

切記，如(rú)果客人(rén)參加體(tǐ)育活動，要在活動後而不是活動前供應酒水飲品。

問(wèn): 員(yuán)工(gōng)的經驗水平如(rú)何?

答: 你(nǐ)肯定想擁有最優秀、最有經驗、最專業的員(yuán)工(gōng)。花些時間到活動會場去(qù)了解，看(kàn)是否還(hái)存在任何問(wèn)題。餐廳服務員(yuán)可(kě)以戴耳環、戴唇環或染發嗎(ma)? 主辦公司的形象如(rú)何? 是否與公司一貫的形象相(xiàng)一緻? 與高層管理(lǐ)部門(mén)討(tǎo)論所涉及的各項禮儀。明确爲活動設定的基調。需要員(yuán)工(gōng)表現得(de)友好活潑還(hái)是矜持穩重? 管理(lǐ)部門(mén)要向員(yuán)工(gōng)進行說(shuō)明。

在執行流程表中要記錄下所有事(shì)宜。如(rú)果不能保證員(yuán)工(gōng)的整體(tǐ)形象與客戶的形象相(xiàng)一緻，則需另覓其他(tā)會場。在活動當晚布置工(gōng)作(zuò)結束前，請(qǐng)管理(lǐ)部門(mén)通知相(xiàng)關人(rén)員(yuán)做活動前的最後檢查，并把員(yuán)工(gōng)介紹給主要聯系人(rén)，通常就(jiù)是活動策劃人(rén)。活動策劃人(rén)可(kě)借此機(jī)會向全體(tǐ)員(yuán)工(gōng)就(jiù)其爲活動的成功已做出的和将做出的努力表示感謝。

問(wèn):他(tā)們之前是否經辦過類似規模的活動? 規模具體(tǐ)有多大(dà)?

答: 多方咨詢并與在該活動會場工(gōng)作(zuò)過的供應商探討(tǎo)。向其了解之前的活動哪些方面做得(de)不錯，哪些方面有待改進。在某個時間段而并非一整天)的私人(rén)活動中，最多接待了多少客人(rén)? 他(tā)們帶給客人(rén)怎樣的體(tǐ)驗?

要求提供證明并詳細說(shuō)明。他(tā)們曾經同誰合作(zuò)，又取得(de)過什麽成績? 将雙方前客戶和供應商的姓名和聯系方式留下來(lái)。

問(wèn): 作(zuò)爲特殊活動的策劃人(rén)，你(nǐ)之前有沒有在這種場所舉辦過類似規模的活動?

答: 你(nǐ)或你(nǐ)的公司有什麽切身(shēn)體(tǐ)驗? 如(rú)果你(nǐ)之前舉辦的隻是較爲小型的活動，那就(jiù)要了解舉辦一場超過2000人(rén)的大(dà)型活動需要請(qǐng)誰來(lái)幫忙。

不要抱有投機(jī)取巧的想法。最好向在這方面有成功經驗的人(rén)士請(qǐng)教，而不要勉爲其難地去(qù)做。可(kě)以請(qǐng)有創意的導演來(lái)加盟，爲你(nǐ)提供創新設計(jì)和物流服務; 與你(nǐ)的策劃小組合作(zuò)，獲取他(tā)的專業知識的支持。

一家通常不提供包場酒宴服務的餐廳，在其他(tā)會場舉辦的籌款活動中承接了酒宴服務，雖然說(shuō)他(tā)們的餐廳服務達到了五星級标準，但(dàn)是在該活動中，他(tā)們的服務卻有失水準。酒宴服務和餐廳服務是兩個概念。酒宴服務人(rén)員(yuán)通常會在同圍巡視，及時爲客人(rén)換上千淨的杯子和盤子。在物流工(gōng)作(zuò)安排不到位的情況下，這一點就(jiù)顯得(de)尤其重要。如(rú)果在立式招待會上沒有事(shì)先規定把用過的餐具放(fàng)在哪裡(lǐ)，那麽客人(rén)就(jiù)會随意放(fàng)置了。酒宴服務人(rén)員(yuán)本能地知道什麽時候該撒掉杯子或遞上紙市，這種細心周到的服務和給當的禮僅是活動成功的基本要素。

問(wèn): 某些物品是否需要收走?

答: 如(rú)果在活動會場有平時擺放(fàng)出售的物品，那麽要把它們拿走并放(fàng)到客人(rén)看(kàn)不見(jiàn)的地方，否則客人(rén) 會誤以爲是活動用品，而你(nǐ)則不得(de)不爲此買單。某籌款活動中，客人(rén)把架子擺放(fàng)的商品都(dōu)當成免費樣品帶走了。

問(wèn)：消防安全方面有哪些規定你(nǐ)需要辦理(lǐ)什麽許可(kě)證?活動會場須持有什麽許可(kě)證？

答:必須了解各相(xiàng)關規定以及由誰負責辦理(lǐ)哪種許可(kě)證。别以爲活動會場會爲你(nǐ)提供所需要的一切。你(nǐ)可(kě)能會需要酒水經營許可(kě)證、酒吧(ba)延時關門(mén)許可(kě)證(在特殊場合可(kě)能需要用到) 或帳篷使用許可(kě)證。所有許可(kě)證都(dōu)要備份存檔。

你(nǐ)還(hái)要了解消防局所允許的場地最大(dà)容納量以及搬走家具或增添衛生(shēng)間設施對會場産生(shēng)的影(yǐng)響。要記住，保證活動人(rén)數不超過會場最大(dà)限量是你(nǐ)的責任，而不是會場的責任。爲了安全起見(jiàn)，都(dōu)有哪些消防通道? 必須保證其暢通無阻。另外，是否需要設置清晰的安全出口标志?

找到新穎的場所和設計(jì)獨特的活動内容可(kě)以創造出令人(rén)難忘的情景，你(nǐ)希望舉辦的每次活動都(dōu)成爲到場客人(rén)一年(nián)中最難忘的時刻。要勇于嘗新，但(dàn)之前必須做足功課，做好計(jì)劃和準備，必要時聘請(qǐng)專業人(rén)士。不要把活動局限于宴會廳，要盡量營造出神奇的效果，但(dàn)首先要對活動策劃與執行的所有相(xiàng)關情況提前進行準備。記住，不要放(fàng)過任何細節，如(rú)活動場所的地毯要不要送去(qù)清洗? 衛生(shēng)間是否符合标準? 塗漆是否完好? 牆紙呢(ne)? 每一方面都(dōu)不容忽視。這樣做十分(fēn)必要。要創造出客人(rén)自(zì)己無法效仿的活動，并盡量使活動與衆不同。