決定舉辦活動之後、需要進行活動構想以及成本的初步估算，确定有足夠的資金，并爲活動撥出專款要明确活動的目的，确保活動确實物有所值。接下來(lái)就(jiù)可(kě)以對活動進行初期規劃。在此階段，如(rú)果公司沒有自(zì)己的活動策劃币，那麽他(tā)們就(jiù)需要決定是需要專業人(rén)士的幫助，聘請(qǐng)活動策劃公司、私人(rén)活動策劃師(shī)和公司自(zì)己的員(yuán)工(gōng)聯手，還(hái)是讓自(zì)己公司的員(yuán)工(gōng)直接與活動供應商合作(zuò)，進行活動設計(jì)、預算管理(lǐ)、物流管理(lǐ)、時間安排、活動執行以及活動的全程構思和精心安排。

在大(dà)型活動策劃時，人(rén)們通常想到的是“财”，而不是“才”。不論客戶是公司、非營利組織、社會團體(tǐ)還(hái)是結婚的新人(rén)，他(tā)們都(dōu)應該知道在什麽場合下需要得(de)到專業的幫助( 其中包括公關專家、有創意的導演或制片人(rén)),來(lái)解決活動制作(zuò)從(cóng)創意到實施的過程中方方面面的問(wèn)題。活動策劃人(rén)員(yuán)絕對不應該将自(zì)己的工(gōng)作(zuò)僅僅看(kàn)作(zuò)是服務性行業，認爲自(zì)己的工(gōng)作(zuò)僅僅是記錄下客戶的訂單。恰恰相(xiàng)反，他(tā)們應該使自(zì)己、使自(zì)己的公司、使整個活動策劃業成爲商業銷售與營銷不可(kě)多得(de)的寶責工(gōng)T 具，在設計(jì)、制作(zuò)、執行活動方面成爲企業客戶、非營利組織以及個人(rén)的得(de)力助手、從(cóng)而使其活動因量身(shēn)定制、精心打造而與衆不同，以達到并超出公司、工(gōng)作(zuò)和個人(rén)的既定目标。

不要把聘請(qǐng)活動策劃人(rén)員(yuán)與活動顧問(wèn)看(kàn)作(zuò)是金錢上的浪費，事(shì)實上，他(tā)們最後還(hái)能幫你(nǐ)省錢。如(rú)果請(qǐng)得(de)及時恰當，尤其如(rú)此。例如(rú)，優秀的公關公司可(kě)以幫助你(nǐ)選定嘉賓名單，确保對客人(rén)的選擇恰到好處; 他(tā)們還(hái)可(kě)以協助舉辦新聞發布、制作(zuò)宣傳資料，使活動得(de)到國(guó)内外媒體(tǐ)的宣傳報道。有創意的導演或專業的活動設計(jì)師(shī)可(kě)以提供活動設計(jì)的策略性概要，其中包括策劃、組織、物流、協商等方面的内容以及具有點睛作(zuò)用的小細節。

可(kě)以毫不誇張地說(shuō)，在當下，活動策劃幾乎無所不能，而專業人(rén)士的加盟足以令客戶大(dà)開眼界。目前，成功利用空間的實例也不勝校(xiào)舉。例如(rú)，一家新高爾夫俱樂部使用了在太空打高爾夫的宇航員(yuán)來(lái)慶祝其開張;某雜志用衛星從(cóng)外太空拍(pāi)攝的擺放(fàng)在沙漠中的巨型模型作(zuò)爲封面來(lái)慶祝其周年(nián)紀念。晚宴也可(kě)以是早餐、4 宴或雞尼酒會) 水平的提高是指在空間高度方面一一晚宴活動的地點被安排在懸挂于距地面50米高處的平台上(由起重機(jī)支撐),平台可(kě)容納22 位客人(rén)、1名廚師(shī)、1名侍應生(shēng)以及1名樂師(shī)。這樣的餐會可(kě)以在世界上任何地方舉辦(前提是得(de)到相(xiàng)關部門(mén)的許可(kě))，或者可(kě)以用來(lái)爲活動安排--場架在空中的樂隊演奏; 爲新屆時裝展，或者爲獲得(de)某品牌獨家專賣的商戶制造噱頭并吸引媒體(tǐ)宜傳報道時，則可(kě)以選用建築物外牆作(zuò)爲時裝秀的表演地點一一或者幹脆把模特面向前方懸垂下來(lái)。活動的制作(zuò)人(rén)或承辦方能夠确保将活動的構想付諸實施，并負責确保活動符合消防與安全的各項标準、相(xiàng)關證件(jiàn)齊備以及購(gòu)買了相(xiàng)應的保險。

上述情況也同樣适用于活動策劃公司。他(tā)們也需要了解何時需要征詢專家意見(jiàn)、去(qù)何處聘請(qǐng)自(zì)由職業者以及如(rú)何去(qù)聘請(qǐng)，從(cóng)而來(lái)擴大(dà)自(zì)已公司的實力。