展會項目立項策劃

在确定了展會的目标、題材以及主題之後，就(jiù)可(kě)以進行展會項目立項策劃了。所謂展會項目立項策劃，就(jiù)是根據掌握的各種信息，對即将舉辦的展會的有關事(shì)宜進行初步規劃，設計(jì)出展會的基本框架。

以展覽爲例;其項目立項策劃的主要内容包括: 展會的名稱和地點、辦展機(jī)構、展品範圍、辦展時間、展會規模、展會定位、參展計(jì)劃、招展策劃、宣傳推廣和招商策劃、展會進度計(jì)劃、現場管理(lǐ)計(jì)劃、相(xiàng)關活動計(jì)劃等。以下就(jiù)其中較重要的幾項來(lái)加以說(shuō)明。

一、展會的名稱和地點

展會的名稱一般包括三個方面的内容,即基本部分(fēn)、限定部分(fēn)與行業标識。例如(rú)，“第二十一屆上海國(guó)際廣告技術(shù)設備展覽會”，其基本部分(fēn)是“展覽會”,限定部分(fēn)是“第二十一屆”和“上海國(guó)際”，行業标識是“廣告”。

基本部分(fēn)，用來(lái)表明展覽會的性質和特征。常用詞有展覽會、博覽會、展銷會、交易會和節等。

一般來(lái)說(shuō)，展覽會是以貿易和展示宣傳爲主要目的的展會專業性較強，展覽現場

一般不準零售:博覽會是指以展示宣傳和貿易爲主要目的的展會，展覽的題材多面廣泛，專業性不強。展覽現場一般也不準零售展銷會是指以現場零售爲主要目的的展會;交易會和“節”的含義較廣，同時具有展覽會、博覽會、展銷會三者的含義。

值得(de)指出的是，盡管以上不同類型展會的功能有所區别，但(dàn)在實際操作(zuò)中，有混用的現象，都(dōu)用來(lái)表示展會。

限定部分(fēn): 用來(lái)說(shuō)明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。常用的時間表示法有“屆”、“年(nián)”和“季”等，如(rú)“第八屆中國(guó)北京國(guó)際科(kē)技産業博覽會”限定部分(fēn)是“第八屆”和“中國(guó)北京國(guó)際”。

行業标識: 用來(lái)表明展覽題材和展品範圍。行業标識通常是一個産業的名稱,或者是個産業中的某個産品大(dà)類。

例如(rú)，“第六屆中國(guó)國(guó)際機(jī)械工(gōng)業展覽會”其行業标識是“機(jī)械工(gōng)業”。

如(rú)何選擇展會的舉辦地?

策劃選擇限會的舉辦地點，但(dàn)括兩個方面的内容，一是展會在什麽地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

展會選擇在什麽地點舉辦，是與展會的展覽題材、展會的性質和展會的定位分(fēn)不開的。一般的選址總是在交通便利和較重要的經濟中心。國(guó)際性的展會一般應在對外交通和海關比較便利的地方舉辦，這樣可(kě)以方便海外企業參展和觀衆參觀。

在具體(tǐ)選擇展館時，還(hái)要綜合考慮使用展館成本的大(dà)小如(rú)何、展期安排是否符合自(zì)己的要求，以及展館本身(shēn)的設施和服務水平等因素。

二、辦展機(jī)構

辦展機(jī)構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事(shì)宜的有關單位，可(kě)以是企業、行業協會、政府部門(mén)和新聞媒體(tǐ)等。一個展覽會的辦展機(jī)構一般有以下幾種: 主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。

主辦單位: 擁有展會,并對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。例如(rú),“上海國(guó)際工(gōng)業博覽會”其主辦單位由國(guó)家發展改革委員(yuán)會、商務部、科(kē)學技術(shù)部、信息産業部、教育部、中國(guó)科(kē)學院、中國(guó)工(gōng)程院以及上海市人(rén)民(mín)政府等多家單位組成。

承辦單位，直接負責展會的策劃。組織，操作(zuò)與管理(lǐ)，并對展會承相(xiàng)主要财務責任的辦展單位。承辦單位是辦展機(jī)構中較爲核心的單位。例如(rú)“第十屆大(dà)連國(guó)際汽車工(gōng)業展覽會”其承單位由中國(guó)國(guó)際貿易促進委員(yuán)會大(dà)連分(fēn)會、中國(guó)際貿易促進委員(yuán)會代車行業分(fēn)會。中國(guó)汽車工(gōng)業協會、中國(guó)汽車工(gōng)業進出口總公司，大(dà)連保稅區管理(lǐ)委員(yuán)會等單位組成。

協外單位，協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作(zuò)與管理(lǐ)，部分(fēn)地承擔展會的物展、招商和宣傳推廣工(gōng)作(zuò)的辦展單位。

支持單位，對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作(zuò)與管理(lǐ)，或者是招展，招商和宣傳推廣等工(gōng)作(zuò)起支持作(zuò)用的辦展單位。

對于一個展覽會來(lái)說(shuō)，主辦單位和承辦單位是最爲核心和最爲重要的辦展機(jī)構，是必不可(kě)少的。協辦單位與支持單位可(kě)視展會的實際需要來(lái)定。

三、辦展時間

會展時間策劃主要解決好三個問(wèn)題:一是什麽時間爲最佳辦展期; 二是展期多長合适;三是展覽周期問(wèn)題。

1、展覽時間的确定

要掌握市場對目标展品需求的季節變化，選擇适當的時間辦展。例如(rú)，市場對服裝這一産品需求的季節性變化很大(dà)，服裝展就(jiù)必須充分(fēn)考慮這一情況;又如(rú)，高校(xiào)畢業生(shēng)人(rén)才洽談會，應當充分(fēn)考慮用人(rén)單位的需求和高校(xiào)學生(shēng)的畢業時間因素。

2、展期的确定

般來(lái)說(shuō),在參觀人(rén)數基本固定的前提下,展期越長，各項支出就(jiù)越多,成本就(jiù)越高,效益就(jiù)越低;反之.周期越短(duǎn).成本就(jiù)越低，效益就(jiù)越好。國(guó)際上，許多專業展會的展期一般在3天左右。

3、展覽周期的确定

展覽周期應根據市場需求來(lái)确定。例如(rú)，中國(guó)進出口商品交易會(廣交會)原來(lái)是一年(nián)一屆,由于市場需求旺盛，現已改爲一年(nián)兩屆，每屆三期。

展會周期還(hái)有根據氣候因素來(lái)決定的。由于春秋兩季氣候宜人(rén).所以許多展覽會都(dōu)放(fàng)在3~6月或9~12月舉行。

四、展會定位

展會定位是要清晰地告訴參展企業和觀衆,展會“是什麽”和“有什麽”。具體(tǐ)地說(shuō)，展會定位就(jiù)是辦展機(jī)構根據自(zì)身(shēn)的資源條件(jiàn)和市場競争狀況，通過建立和發展展會的差異化競争優勢,使自(zì)己舉辦的展會在參展企業和觀衆的心目中形成一個鮮明而獨特的印象。展會定位是展會的一種戰略性營銷手段。

給展會定位可(kě)以按下列四個步驟進行。

第一,執行展會識别策略。通過對會展市場的細分(fēn),明确本展會要向參展商和觀衆提供哪些富有特色,而又與衆不同的價值。

第二,選定目标參展商和觀衆。通過細分(fēn)具體(tǐ)産業市場，選定适合本展會的潛在參展商和觀衆的範圍。

第三,積極傳播展會形象。展會定位确定後，要通過各種手段将本展會的特色告訴潛在的參展商和觀衆,讓他(tā)們了解本展會的定位。

第四，創造差異化優勢。本展會與同題材的其他(tā)展會相(xiàng)比競争優勢凸現，在衆多的展會中就(jiù)會脫穎而出，取得(de)成功。

五、參展計(jì)劃

對于參展企業而言，參加展覽會不是簡單的派幾個人(rén)帶着展品樣本去(qù)展館展示企業的産品，而是一個涉及面很廣的複雜工(gōng)程項目因而制定詳組的參展計(jì)劃就(jiù)顯得(de)十分(fēn)重要。一個好的參展計(jì)劃是在一定的投人(rén)下，取得(de)最大(dà)參展效益的基礎。參展計(jì)劃應該包括在企業的年(nián)度工(gōng)作(zuò)計(jì)劃中，統籌安排。參展計(jì)劃般包括以下幾點

(1) 展出目标。确定參加展覽會的目的或預期要達到的目标。

(2) 選擇展會。根據展出目标确定要參加的一個或數個展覽會。

(3) 展出重點。确定所參加的展覽會所要宣傳或展覽的重點項目。

(4) 相(xiàng)關活動。确定在展會期間開展各種活動。

(5) 時限要求，按展覽會的時間确定各項工(gōng)作(zuò)的起止時間。

(6) 人(rén)員(yuán)安排。指定參展項目的管理(lǐ)人(rén)員(yuán)、工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)，以及各自(zì)的分(fēn)工(gōng)責任。

(7) 資金計(jì)劃。安排全年(nián)度用于展覽會的資金使用計(jì)劃。

(8) 籌備工(gōng)作(zuò)。确定與所參加展覽會配套的資料準備、展品制作(zuò)、運輸等工(gōng)作(zuò)。

在年(nián)度計(jì)劃的指導下，針對每一個要參加的展覽會,應制定出詳細的參展方案。參展方案中,除了年(nián)度計(jì)劃中的相(xiàng)應内容以外,還(hái)應包括主題、标志、色彩、文字、照(zhào)片、圖片、展品、布局等針對展覽會的具體(tǐ)要求，以及對指定的展位設計(jì)和施工(gōng)公司提出的要求。

六、招展策劃

招展策劃是展會組辦方對招展活動方案進行的策劃，是展會整體(tǐ)策劃中最基礎的工(gōng)作(zuò)之，也是展會籌備過程中最重要的環節之一

1.目标參展商數據庫

招展策劃的第一步是通過廣泛收集日(rì)标參展商的信息，建立一個完整實用的目标參展商數據庫,爲展會招展做好基礎性的準備工(gōng)作(zuò)。

所謂目标參展商，是指辦展機(jī)構認爲可(kě)能會來(lái)參加展出的企業或其他(tā)單位日(rì)标參展商是展會招攬展出者的目标範圍。

目标參展商的有關信息可(kě)以通過行業企業名錄、商會和行業協會、政府主管部門(mén)，專業報刊、同類展會、外國(guó)駐華機(jī)構、專業網站(zhàn)以及電話(huà)黃(huáng)頁等收集。

收集目标參展商的信息，除了要收集它們的名稱。地址.聯系電話(huà)、傳真、網址和Emal.聯系人(rén)等基本信息外，還(hái)要收集關于它們生(shēng)産的産品和種類、目标市場、企業規模等信息，這些信息對以後展會拓展有重要參考價值。

目标參展商數據庫的建立需要按标準對數據進行分(fēn)類，選擇合适的軟件(jiàn)等，不僅有較強的專業性，而且還(hái)需要有足夠的耐心，因爲進人(rén)數據庫的信息可(kě)能會有幾萬條甚至幾十萬條。

2.招展價格

招限價格就(jiù)是展會的展位出售價格。一個限會的招展價格一般有兩種，一是标準展位價格，通常是以一個标準晚位多少錢來(lái)表示二是空地的價格，一般用每平方米多少錢來(lái)表示。