在會議(yì)策劃活動中,設計(jì)會議(yì)日(rì)程表是重要的内容之一會議(yì)日(rì)程表的設計(jì)要充分(fēn)考慮以下因素:

(1)在一個對大(dà)部分(fēn)目标聽衆來(lái)說(shuō)比較方便的時間開始活動。

(2) 預留充足的登記時間。

(3) 由會議(yì)主席作(zuò)簡要介紹或緻詞，以正式開始一天的活動。

(4) 會議(yì)時間應長短(duǎn)适中。

(5) 會議(yì)間歇休息時間應充分(fēn)。

(6) 确保充足的茶點供應。

(7) 安排一次總結性的全體(tǐ)會議(yì)。

(8) 避免以混亂收場。

下面所列舉的兩種策劃方案隻是許多種策劃方案中的範例,可(kě)供在進行會議(yì)策劃時參考，在實際會議(yì)策劃中,可(kě)能會有諸多變化的因素。

一日(rì)會議(yì)的策劃方案

這是爲有50名與會者參加的一日(rì)會議(yì)策劃的方案。大(dà)多數一日(rì)會議(yì)都(dōu)是爲那些在附近地區居住或工(gōng)作(zuò)的人(rén)舉行的，會場通常選在一家有較多會議(yì)室的酒店(diàn)。

事(shì)件(jiàn)1：8:30AM注冊登記。

會議(yì)注冊登記時間定爲8:30AM,應該爲與會者留出吃(chī)早飯和路(lù)程上的時間(這個時間可(kě)以根據與會者的交通工(gōng)具和會場附近的公共交通設施的情況有所改變)，半小時的時間可(kě)以讓與會者從(cóng)容不迫地參加會議(yì)。這種策劃方案假定與會者已經提前注冊過,因此秘書(shū)會在注冊時段不必趕時間。

事(shì)件(jiàn)2：9:00AM全體(tǐ)大(dà)會。

全體(tǐ)大(dà)會作(zuò)爲整個會議(yì)的開始,時間不應超過35分(fēn)鍾。下一個會議(yì)将在9:45AM舉行,因此與會者隻有不到10分(fēn)鍾時間從(cóng)大(dà)會廳轉移到并行會議(yì)的場地。

事(shì)件(jiàn)3：9：45AM并行會議(yì)。

現在,并行會議(yì)開始了。具體(tǐ)的安排可(kě)以制作(zuò)一張表格，請(qǐng)注意，每一個并行會議(yì)的編碼都(dōu)是以3開始，這樣可(kě)以使相(xiàng)關的每一個人(rén)馬上看(kàn)出具體(tǐ)會議(yì)與時段安排之間的關系。這種聯系還(hái)可(kě)以通過許多其他(tā)方式來(lái)表現,但(dàn)是不論使用怎樣的系統,都(dōu)必須讓與會者看(kàn)明白(bái)。三位數字編号的系統可(kě)以表示99個并行會議(yì)。當并行會議(yì)在9個以下時,，則可(kě)以用30~39的編碼來(lái)表示。

事(shì)件(jiàn)4：10：30AM休息。

事(shì)件(jiàn)之間的休息也要用編号标識出來(lái)，以便控制休息的時間。秘書(shū)處應該負責安排休息時間，并用編号來(lái)标明每一次會議(yì)的時間及其他(tā)問(wèn)題，以避免發生(shēng)混亂。休息是整個會議(yì)的一部分(fēn)，每一次休息都(dōu)有特殊的原因和安排。在一個半小時的連續活動後，與會者需要休整一下，吃(chī)些東西或四處走走,放(fàng)松雙腿。

事(shì)件(jiàn)5：10:45AM并行會議(yì)。

第二組并行會議(yì)。在策劃方案的這個部分(fēn)并沒有安排重複會議(yì)，但(dàn)是在會議(yì)當天的晚些時候将有相(xiàng)關安排。

事(shì)件(jiàn)6：11:30AM自(zì)由活動。

這一段自(zì)由活動時間，可(kě)以讓與會者有機(jī)會進行各種活動，而不錯過公議(yì)。一日(rì)會議(yì)的會場常常處在市中心，在這種情況下，可(kě)能有些與會者想趁此機(jī)會進行購(gòu)物，或和其他(tā)的與會者小聚一下。而如(rú)果會議(yì)安排中沒有留出自(zì)由活動的時間，他(tā)們就(jiù)有可(kě)能放(fàng)棄一兩個會議(yì)，出去(qù)聚會。有些與會者希望一天的活動在午餐之前有些小變化。

事(shì)件(jiàn)7：12:00PM午餐。這個策劃方案中,安排所有的與會者在一起用午餐。當會議(yì)不提供午餐時，日(rì)程表上應該在場地一欄标注“午餐自(zì)便”或類似的說(shuō)明。如(rú)果午餐會上有發言人(rén)講話(huà)，通常整個午餐會要安排兩個小時; 如(rú)果沒有安排發言人(rén)講話(huà)，與會者可(kě)能要利用午餐休息時間進行一些其他(tā)的活動。如(rú)果會議(yì)安排與會者午餐自(zì)便，承辦者則應向與會者提供相(xiàng)關信息，幫助他(tā)們選擇食物好而且服務快(kuài)捷的餐廳。

事(shì)件(jiàn)8：1:30PM討(tǎo)論會。 在午飯後舉行行的會議(yì)有一定的難度，因爲這個時候與會者可(kě)能感覺比較懈息。而要求與會者積極參與并進行信息交流的討(tǎo)論會,則可(kě)以解決這個問(wèn)題。請(qǐng)注意,這裡(lǐ)要用到記錄員(yuán)，他(tā)們是與會者事(shì)先選舉出來(lái)的，負責記錄小組討(tǎo)論的結果。

選擇召開會議(yì)的形式

會議(yì)的召開形式是多種多樣的，恰當地選擇會議(yì)的形式是決定會議(yì)成功與否的關鍵因素。

會議(yì)的主要形式有以下八種。

1、兩方會議(yì)

這種會議(yì)形式是爲僅有兩方的會議(yì)設的。一般适用于共同籌備的活動，或是雙方就(jiù)彼此之間的關系或利益進行談判,或是利用某神偶然的機(jī)會討(tǎo)論業務。

2、非正式會議(yì)

這種會議(yì)通常是由某一個高層人(rén)士提出問(wèn)題，法而由與其關系緊密的另外幾方加入并進行的。召開這種會議(yì)的目的往往是“聚在一起研討(tǎo)解決問(wèn)題的辦法”。

3、集思廣益會議(yì)

這種會議(yì)是臨時的、非1式會議(yì)的發展,其目的是要産生(shēng)創造性、改革性的思想。所以，與會人(rén)員(yuán)就(jiù)不能僅僅限于臨時的非正式會議(yì)中彼此關系緊密的參與方，而是要擴大(dà)範圍，加入一些思維靈活、視野寬廣或經驗豐富的參與者。靈感的産生(shēng)需要與他(tā)人(rén)的交往并得(de)到反饋。

4、緊急委員(yuán)會

這種會議(yì)與常設委員(yuán)會、非正式會議(yì)都(dōu)有類似之處，目的是解決緊急發生(shēng)的問(wèn)題。雖然是臨時的,但(dàn)會議(yì)要討(tǎo)論的内容顯然會深人(rén)、具體(tǐ)得(de)多，往往會涉及具體(tǐ)的實施細則。相(xiàng)對于常設委員(yuán)會可(kě)以更靈活，不需要事(shì)先考慮好很多的框架，如(rú)會議(yì)日(rì)程、會議(yì)時間等。雖然這種會議(yì)往往于匆忙間召開,但(dàn)往往都(dōu)能在短(duǎn)時間内達成決議(yì),所以通常效率很高。

5、常設委員(yuán)會

常設委員(yuán)會覆蓋面較廣,并通常有特定的組成名目，如(rú)董事(shì)會、财務管理(lǐ)委員(yuán)會等。由于是一種常設會議(yì),并且其成員(yuán)任期也較長.所以顯得(de)比較正式,召開會議(yì)前需要做好事(shì)先準備，并且議(yì)程相(xiàng)對固定，内容的變化也隻與時間有關。一般來(lái)說(shuō)，公司中高層的例會都(dōu)可(kě)以以這種形式進行。

6.正式會議(yì)

這種會議(yì)應當是标準的會議(yì)模闆,，準備充分(fēn)、議(yì)程嚴密、參與者衆多。其目的一般是趨于處理(lǐ)重要的、非争議(yì)的問(wèn)題，提供最終決策，設計(jì)實施方案,并要具體(tǐ)落實到每一個參與者的頭上。這種會議(yì)是商業活動中不可(kě)缺少的重要内容,公司的員(yuán)工(gōng)大(dà)會、股東大(dà)會等法定會議(yì)或管理(lǐ)層的全體(tǐ)會議(yì)都(dōu)使用這種會議(yì)形式。

7.展示會議(yì)

展示會議(yì)的主要目的是向與會者傳遞某些直觀的信息。由于展示的信息具有直觀性,所以這種會議(yì)形式往往能給與會者留下深刻的印象。這種形式一般适用于一部分(fēn)人(rén)向其他(tā)人(rén)展示或彙報自(zì)己的研究報告或工(gōng)作(zuò)成績時使用。

8.公開會議(yì)

公開會議(yì)主要目的是爲了吸引公衆的注意力,以擴大(dà)召開會議(yì)方的影(yǐng)響力。這種會議(yì)準備充分(fēn)、設計(jì)嚴密,但(dàn)往往不需要與會者進行交流討(tǎo)論,決議(yì)一般已經作(zuò)出，隻是借會議(yì)公開而已，如(rú)新聞發布會、商業展示會等。

9.各種論壇

圍繞自(zì)然科(kē)學和社會科(kē)學的理(lǐ)論,以及社會政治、經濟、産業、行業、專業、生(shēng)活中的各種問(wèn)題進行探討(tǎo)、演說(shuō)的會議(yì)。例如(rú)，達沃斯論壇、陸家嘴論壇等。