在選定了活動地點，确定了宴會菜單，和活動會場方面、場記、照(zhào)明師(shī)、音響師(shī)等商定了适用的房(fáng)間布局以及各項工(gōng)作(zuò)的物流和時間安排之後，還(hái)需要再敲定布景和娛樂活動的方案，然後方可(kě)簽訂合同。如(rú)果布景工(gōng)作(zuò)精細繁複，則還(hái)需要考慮搬運安裝和拆卸設備的時間，必須了解各個環節的安排，并确保所有安排都(dōu)井井有條，因爲各個方面都(dōu)都(dōu)環環相(xiàng)扣，牽一發而動全身(shēn)。如(rú)果布最工(gōng)作(zuò)和娛樂設備的安裝需要比較大(dà)的空間，别人(rén)先不要擺放(fàng)餐桌。計(jì)劃周詳才可(kě)以避免無用功。

如(rú)果預先不進行周詳的考慮和計(jì)劃，那麽失去(qù)的不僅僅是時間、精力和金錢，有時甚至令人(rén)失去(qù)耐心。

首先要考慮你(nǐ)想要營造什麽樣的氛圍以及如(rú)何去(qù)營造這種氛圍，之後制訂出相(xiàng)應的物流方案。若想實現這一目标，都(dōu)有哪些要求? 活動雖然各不相(xiàng)同，但(dàn)是在一次活動中所學到的經驗卻可(kě)以起到舉一反三的功效，你(nǐ)想要營造熱(rè)情的氣氛，還(hái)是某種截然不同的感受?

事(shì)例

在某個真實城(chéng)堡的地牢裡(lǐ)舉辦了一次捉鬼主題活動策劃。當客人(rén)在狹窄、潮濕的地道中艱難地前進時，迎接他(tā)們的是黑(hēi)暗中搖曳的燭光(guāng)、周圍傳來(lái)的陰森恐怖的聲音以及突如(rú)其來(lái)的閃光(guāng)。忽然，客人(rén)又置身(shēn)于洋溢着活潑氣氛的老式馬廄中。活動策劃師(shī)希望聚會的開場能給人(rén)留下深刻的印象，而這一安排确實令所有人(rén)難忘。

如(rú)果在召開會議(yì)期間要舉辦一個主題活動，可(kě)以從(cóng)客人(rén)離(lí)開會議(yì)室進入酒店(diàn)房(fáng)間時就(jiù)開始烘托活動氛圍。如(rú)果是萬聖節的晚會活動，可(kě)以設計(jì)無數黑(hēi)暗中閃光(guāng)的手掘着活動的請(qǐng)柬遞送給客人(rén)； 如(rú)果是水族館豪華晚宴，可(kě)以在房(fáng)間裡(lǐ)，甚至是充水的浴缸裡(lǐ)擺放(fàng)充氣海豚，讓海豚拿着請(qǐng)柬；如(rú)果是一日(rì)輪滑課程，可(kě)以爲每個房(fáng)送去(qù)一隻兒童輪滑鞋，鞋裡(lǐ)裝着趣味糖果和一張請(qǐng)柬。(第二天，攜帶兒童的客人(rén)可(kě)以到服務台用那隻請(qǐng)柬輪滑鞋換到一雙尺碼合适的輪滑鞋。

剩餘的輪滑鞋可(kě)以捐給慈善機(jī)構)

讓客人(rén)剛剛步人(rén)會場就(jiù)感受到歡快(kuài)的氣氛，從(cóng)而自(zì)然而然産生(shēng)出某種明盼。首先映人(rén)客人(rén)眼簾的是什麽?是否吸引眼球?是否有人(rén)專門(mén)負責迎賓工(gōng)作(zuò)? 房(fáng)間内的一切是否已經準備就(jiù)緒?還(hái)是準備工(gōng)作(zuò)尚未完成？某酒店(diàn)舉行開業典禮，典禮的時間一拖再拖，而且更改時間的通知還(hái)是手寫的。按時到達的客人(rén)透過百葉窗(chuāng)看(kàn)到了裡(lǐ)面什麽都(dōu)沒有準備好，于是隻好回去(qù)了。房(fáng)間内的溫度如(rú)何一太高還(hái)是太低?随着到場客人(rén)的增加，要對溫度進行調整。調低空調的溫度時，要多久房(fáng)間的溫度才能降下來(lái)?餐飲是否齊備? 食品是否色香味俱全? 是否讓人(rén)産生(shēng)食欲? 是否有足夠的服務人(rén)員(yuán)? 某活動會場爲了表現自(zì)己的能力，在一次活動中聘請(qǐng)了低于所需數量的廚師(shī)。結果，廚房(fáng)的工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)無比慌亂又錯誤百出。端上桌的河蚌還(hái)沒熟，兩殼還(hái)沒有張開。自(zì)助餐的食物過于複雜不便食用。取餐的客人(rén)排着長隊，其他(tā)食品準備得(de)又不充足。另有一次遊艇發布會，旨在展示遊艇的新娛樂功能——博彩。遊艇上準備了舞曲音樂帶。但(dàn)是來(lái)參加活動的客人(rén)都(dōu)是商界人(rén)士，第一次見(jiàn)面，彼此不熟悉，又沒有帶配偶，因

此沒人(rén)願意跳(tiào)舞。遊艇上準備的博彩籌碼隻夠每個人(rén)玩10分(fēn)鍾左右，而遊艇的行程要持續三個多小時，艇上又沒有其他(tā)的娛樂設施。遊艇上的賭博隻是爲了娛樂，而不是爲了赢錢或獎品，因此沒有準備更多的籌碼。有些客人(rén)意猶未盡，想繼續玩下去(qù)而不得(de)。最後遊艇上的食物也吃(chī)光(guāng)了，更是讓原本就(jiù)已尴尬的局面雪上加霜。活動還(hái)邀請(qǐng)了電視台來(lái)拍(pāi)攝一些歡快(kuài)、激動的場面，結果隻能不了了之。

|小貼士

如(rú)果包租遊艇，那麽要制訂應急方案。某遊艇就(jiù)曾經在中途出現故障，花了幾個小對的時間才修好。

将活動的所有環節從(cóng)頭至尾考慮-遍。親臨現場去(qù)感受、去(qù)查看(kàn)。你(nǐ)要将客人(rén)從(cóng)步人(rén)會場到離(lí)開的整個活動過程在頭腦中考慮一遍。如(rú)何才能做到最好? 将合同中的所有内容細細梳理(lǐ)一遍，确保所有費用都(dōu)列人(rén)預算。在看(kàn)合同條款，是否符合了各項要求? 相(xiàng)關許可(kě)證是否全部辦妥? 要進行核查。如(rú)果條件(jiàn)允許，最好請(qǐng)人(rén)對合同和費用再次核查。所謂旁觀者清，别人(rén)可(kě)能會發現你(nǐ)忽略的問(wèn)題。如(rú)果對費用和策劃進行了仔細的研究和改進，那麽活動就(jiù)可(kě)以有條不素、一帆風(fēng)順。相(xiàng)反，如(rú)果倉促地簽訂了合同，那麽在實際活動的費用和組織方面就(jiù)一定存在着大(dà)的風(fēng)險。