爲了便于對項目活動策劃進行控制，人(rén)們通常把一個項目從(cóng)開始到結束的全過程按照(zhào)先後順序劃分(fēn)爲若幹階段。按照(zhào)會展項目的特點,可(kě)以把會展項目的周期分(fēn)爲四個階段。會展項目管理(lǐ)的過程就(jiù)是這些階段的總和。

(一)項目啓動階段

會展項目的啓動也就(jiù)是會展項目管理(lǐ)的起點，按照(zhào)會展策劃的一般規律，會展項目的啓動是從(cóng)市場調研開始的,然後經過會展項目構思直到會展項目的立項。

項目經可(kě)行性論證後,申報到有關部門(mén)，經過批準後，會展項目就(jiù)可(kě)以正式立項了。會展項目的立項，标志着會展項目管理(lǐ)的過程進人(rén)下一階段。

(二) 項目規劃階段

無論是策劃一個将持續兒天的膳宿會議(yì)，還(hái)是舉辦一個産品交易會策劃時間和投人(rén)的精力都(dōu)将遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出會議(yì)的舉辦時間。幾個人(rén)策劃、組織一次大(dà)型會議(yì)花上幾個月的時間根本不足爲奇。合理(lǐ)的規劃是會展項目管理(lǐ)的基本組成部分(fēn)，規劉内容包括會展項目所實施的工(gōng)作(zuò)要素和活動時使用的一些技術(shù)，它涉及明确項目目标、制定工(gōng)作(zuò)分(fēn)析結構以及确立工(gōng)作(zuò)責任矩陣。

(三) 項目執行階段

會展項目執行階段是使會展項目在既定的項目時間和項目預算中執行的動态過程。它是爲确保按時完成項目的一系列工(gōng)作(zuò)程序，包括項目活動分(fēn)解的深入和細化、過程控制以及項目要素的調整等内容。

在項目實施中，要将所有活動列成一個明确的活動清單,并且讓項目團隊的每一個成員(yuán)能夠清楚有多少工(gōng)作(zuò)需要處理(lǐ)。活動清單應該采取文檔形式，以便于項目其他(tā)過程的使用和管理(lǐ)。當然，随着項目活動分(fēn)解的深人(rén)和細化，工(gōng)作(zuò)分(fēn)析結構(WBS)可(kě)能會需要修改,這也會影(yǐng)響項目的其他(tā)部分(fēn)。例如(rú)成本估算,在更詳盡地考慮了活動後，成本可(kě)能會有所增加，因此完成活動定義後,要更新項目工(gōng)作(zuò)分(fēn)析結構上的内容。

對于大(dà)型展會項目,按照(zhào)行業慣例，需要提前兩年(nián)就(jiù)開始策劃，跟蹤行業趨勢并對原來(lái)的參展商和觀衆進行調查。一年(nián)以後,就(jiù)應當按照(zhào)計(jì)劃描述的每月具體(tǐ)任務一步一步地執行完成。