策劃并執行一場線下活動的全流程清單
發表于：2017/11/9 15:09:47來(lái)源：浏覽次活動主題：主題一定要明确，如(rú)成熟型的産品策劃的核心就(jiù)以 “用戶增長和品牌傳播”爲主。
活動時間：考慮用戶時間是否方便。
活動地點：符合活動主題定位。
活動對象：确定目标用戶及潛在用戶。
活動描述：亮出你(nǐ)會怎麽做，做什麽活動，有什麽亮點從(cóng)而打動用戶。
參與方式：至少要征集報名用戶留下姓名和聯系方式。
活動規則：各種要求和注意事(shì)項，比如(rú)參與人(rén)員(yuán)篩選标準、着裝要求、報名截止時間、報名成功通知時間、活動問(wèn)題咨詢方式等等。
推廣渠道：投放(fàng)時間、投放(fàng)渠道、投放(fàng)資源位置等。
預期效果：比如(rú)活動對平台數據或用戶有什麽幫助。
成本預估：包含各推廣渠道費用、線下執行費用、各環節禮品或獎品費用。
二、制作(zuò)活動推進時間表，推進工(gōng)作(zuò)
方案通過後，正式進入執行階段，一般需要召集此次活動的工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)召開一個準備會議(yì)。梳理(lǐ)活動節點，分(fēn)配好各項工(gōng)作(zuò)并确定各項工(gōng)作(zuò)負責人(rén)，活動總負責人(rén)根據推進時間表跟蹤完成情況。
三、确定活動場地
線下活動則場地選擇尤爲重要。過程中要考慮到場地的交通、星級、檔期、容納人(rén)數、環境等，實地考察過程中如(rú)會議(yì)室的長、寬、高、容納人(rén)數、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影(yǐng)、麥克風(fēng)、會議(yì)室門(mén)口簽到闆的位置、茶歇的位置、房(fáng)間的房(fáng)型及設備設施、是否能提供獨立用餐區域等。如(rú)果你(nǐ)沒有辦法在有限的經費内選擇最符合活動主題的優質場地。
四、活動頁面制作(zuò)
文案确定後，與設計(jì)溝通需求及時間節點，可(kě)以找一些參考素材以減少溝通成本。并與技術(shù)保持溝通，确保頁面準時制作(zuò)完成并通過測試沒有問(wèn)題後正式上線。
五、視頻、宣傳物料等設計(jì)制作(zuò)
要注意各物料主題風(fēng)格的統一，包括圖案、尺寸等，并跟蹤制作(zuò)情況，包括材質、色差、打樣、工(gōng)期等，确保保質保量完成。
六、活動征集、統計(jì)及通知
報名情況一定要及時統計(jì)，一旦發現報名人(rén)數過少，離(lí)預期人(rén)數差距過大(dà)，及時增加投放(fàng)渠道和投放(fàng)力度，保證活動人(rén)數。活動前通知報名成功用戶，根據報名留下的聯系方式，電話(huà)、短(duǎn)信都(dōu)行，确認能夠準時參加活動的具體(tǐ)人(rén)數。
七、制作(zuò)活動執行方案，分(fēn)解執行任務
制作(zuò)一份活動現場執行方案，結合設定的活動流程，把簽到、主持、攝影(yǐng)、道具、場務、直播等現場執行中的各項工(gōng)作(zuò)分(fēn)配到具體(tǐ)個人(rén)，執行方案一般精确到分(fēn)鍾。
在線下執行之前的一兩天，召集所有執行人(rén)員(yuán)開活動動員(yuán)會，下發執行方案，逐項分(fēn)解任務到個人(rén)，保證每個人(rén)都(dōu)清楚自(zì)己到現場應該做什麽工(gōng)作(zuò)。
八、制作(zuò)物料、禮品清單
把活動所有需要用到的物料和禮品種類、數量注明，并備注各物品在活動執行中出現在哪個環節、什麽地點，交待給各自(zì)的負責人(rén)，如(rú)果所需物料和禮品種類比較多，最好再做一個表格，交給各項物品負責人(rén)。
九、活動應急預案
至少要在活動開始前設想好最可(kě)能出現的幾種問(wèn)題，并想好相(xiàng)應的解決辦法，在動員(yuán)會上通知到可(kě)能出現問(wèn)題環節的相(xiàng)應負責人(rén)，在活動進行中一旦發現問(wèn)題迅速啓動應急預案。
十、活動場地布置及現場執行
一般提前一天或提前半天完成場地布置。
執行人(rén)員(yuán)到場後應迅速進入各自(zì)工(gōng)作(zuò)崗位，簽到引導維護用戶、主持人(rén)再次熟悉串詞、各項物品負責人(rén)清單數量并準備提前送到預定位置、提前溝通攝影(yǐng)攝像說(shuō)明需要什麽場景人(rén)物特寫等拍(pāi)攝需求。在活動正式開始時間前 1-2 小時到場，準備各自(zì)負責物料和獎品，尤其是負責簽到的同學，不要讓用戶覺得(de)早到無人(rén)接待。
提前建一個活動執行群，出現突發情況，及時通報，比如(rú)某個執行人(rén)員(yuán)遲到，總負責人(rén)要立馬安排其他(tā)人(rén)補位 。
十一、活動流程
活動流程表根據活動環節安排而定，從(cóng)開始到結束每項工(gōng)作(zuò)分(fēn)配到個人(rén)。如(rú)果活動進行中再出現流程變化，總負責人(rén)趁主持間歇快(kuài)速告知主持人(rén)以便主持人(rén)臨場應對，并通知其他(tā)執行人(rén)員(yuán)。
十二、用戶離(lí)場
最終預定的各項流程全部執行完畢，用戶離(lí)場，所有執行人(rén)員(yuán)可(kě)以放(fàng)輕松一些啦，大(dà)家拍(pāi)個照(zhào)片，盤點收集一下剩餘物料和禮品，完成清場任務，就(jiù)可(kě)以安心地去(qù)吃(chī)頓慶功宴犒勞自(zì)己啦。
十三、活動回顧和活動效果報告
活動結束後一般要有活動回顧。如(rú)果要求比較急甚至活動結束就(jiù)要發布，那麽總負責人(rén)要提前制定活動回顧人(rén)員(yuán)，在活動進行中就(jiù)同步寫作(zuò)，并及時拷出攝影(yǐng)照(zhào)片，這樣基本在活動結束後就(jiù)能很快(kuài)出稿了。
出稿後迅速交給負責投放(fàng)渠道的同事(shì)安排投放(fàng)。如(rú)果活動回顧要求不急的話(huà)，可(kě)以等改天再做，在約定時間前發出就(jiù)好。
活動結束後一般還(hái)需提交一份活動結案，大(dà)緻包括活動概述、活動效果統計(jì)等各部分(fēn)成果和數據彙總還(hái)要總結經驗教訓，從(cóng)頭到尾把整個活動梳理(lǐ)一遍，重點總結兩個方面：
活動流程，哪些環節之間存在銜接不暢、哪個環節當中存在問(wèn)題，思考以後如(rú)何優化流程。
總結所有出現的問(wèn)題和自(zì)己的應對措施，有哪些應對得(de)不錯，有哪些應對不足以後如(rú)何改善，最好都(dōu)記錄下來(lái)。
通過這樣複盤，你(nǐ)能清楚認識到一次活動哪些是成功的哪些是失敗的，成功的部分(fēn)保留，失敗的部分(fēn)提醒自(zì)己下次注意，想辦法去(qù)解決。
