會議(yì)服務需要注意哪些要素
發表于：2017/9/15 15:40:54來(lái)源：浏覽次會議(yì)服務需要注意哪些要素呢(ne)？對于舉辦一個具有相(xiàng)當規模會議(yì)的組織者來(lái)說(shuō)，如(rú)何讓衆多的會議(yì)參與者在每一個環節諸如(rú)簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目中得(de)到他(tā)們想得(de)到的東西，同時又能關注到與會者一些意想不到的情況，比如(rú)突發的疾病、家庭危機(jī)或其他(tā)個人(rén)麻煩等。此外，還(hái)要解決随時都(dōu)有可(kě)能發生(shēng)的諸如(rú)發言人(rén)沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發事(shì)件(jiàn)呢(ne)？
一、 确立明确的目标
對任何一個商業公司而言，要想讓會議(yì)開得(de)有價值，必須要有一個明确的目的。通過會議(yì)獲取所需，提供給與會者相(xiàng)應的價值，并且能回報投資。
二、 完善信息的采集與分(fēn)析
信息的收集極爲重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請(qǐng)看(kàn)流程中附錄-客戶需求分(fēn)析單）、了解會議(yì)的出席者、了解媒體(tǐ)、了解預算、分(fēn)析自(zì)己的不足等。
三、 追求不斷的創新
每一次會議(yì)都(dōu)是對創新能力的挑戰，無論在内容或形式上，不斷的創新能使每一次會議(yì)都(dōu)充滿激情與樂趣。
四、 制定周密的計(jì)劃
無論是甘特圖還(hái)是進度表，一個周密的計(jì)劃必須包括會議(yì)裡(lǐ)所有的細節，另外，保證定期的追蹤可(kě)以避免一個周密的計(jì)劃成爲項目經理(lǐ)牆壁上的裝飾。
五、 實施嚴格的現場管理(lǐ)
在進行現場管理(lǐ)時，一定要嚴格地對照(zhào)計(jì)劃表上的事(shì)項進行操作(zuò)，任何疏漏都(dōu)會導緻會議(yì)的失敗。此外，現場負責人(rén)需要有随機(jī)應變的能力
六、 結束與細緻的總結
成功的會議(yì)需要有創造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規範的操作(zuò)和财務管理(lǐ)；優秀的包裝和系統的反饋。在會議(yì)結束後總結一下你(nǐ)提供了多少價值？什麽是你(nǐ)公司的投資收益？與會者明年(nián)還(hái)會參加你(nǐ)的會議(yì)嗎(ma)？将這些答案彙總起來(lái)，應用于下一次的會議(yì)計(jì)劃。
七、 争取優秀，而不是完美
無論會議(yì)大(dà)小與否，再好的會議(yì)計(jì)劃都(dōu)不可(kě)能達到完美，最重要的事(shì)情是建議(yì)、設計(jì)和修正。
八、 了解會議(yì)涉及的行業
爲了提供成功的會議(yì)管理(lǐ)，組織者必須了解會議(yì)所涉及的行業，專業術(shù)語和行業整體(tǐ)趨勢等方面的内容。
九、 不要爲了省小錢而在大(dà)事(shì)情上糊塗
保證合作(zuò)的供應商提供高品質的服務，千萬不要爲了省點小錢而犧牲了會議(yì)的品質，到最後損失最大(dà)的還(hái)是你(nǐ)自(zì)己。
十、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一
你(nǐ)的聽衆是你(nǐ)的顧客，他(tā)們會付帳給你(nǐ)，因此他(tā)們必須要感受和接受到價值，他(tā)們必須要體(tǐ)會到此次會議(yì)的重要性。如(rú)果你(nǐ)覺得(de)有什麽事(shì)比顧客更重要，請(qǐng)記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的！
十一、合理(lǐ)控制預算
要學會分(fēn)析并合理(lǐ)地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。
十二、最大(dà)限度地使用技術(shù)
技術(shù)能給你(nǐ)很多幫助，自(zì)始至終地盡可(kě)能多使用技術(shù)，使得(de)顧客和工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)都(dōu)能很輕松地運用技術(shù)，但(dàn)是，必須記住不可(kě)用技術(shù)代替人(rén)與人(rén)之間的交流。
十三、清晰而明确的溝通
清晰而明确的交流是整個項目成功的關鍵。想象你(nǐ)是一個與會者，不了解内部的計(jì)劃、程序或是後備工(gōng)作(zuò)，如(rú)何在最短(duǎn)的時間内了解這一切呢(ne)？
十四、成熟的危機(jī)管理(lǐ)
針對不可(kě)預見(jiàn)的問(wèn)題與可(kě)能的場景危機(jī)，必須準備好解決方案，将最壞的結果羅列出來(lái)，然後逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價值
爲了滿足與會者的需求，一個會議(yì)項目應該能提供給聽衆有用的價值，無論是教育還(hái)是培訓抑或是新産品發布會或經銷商會議(yì)---内容是關鍵，充實的内容将使價值在會議(yì)中得(de)以體(tǐ)現。
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