一場成功的活動策劃細節把控體(tǐ)現在哪？
發表于：2017/8/17 14:35:09來(lái)源：浏覽次一場成功的活動策劃細節把控體(tǐ)現在哪？
一、活動項目前期溝通
任何一個活動項目前期溝通很重要，這就(jiù)是說(shuō)根據活動要求要把活動中的每一個信息點和相(xiàng)關的要求要準确無誤的傳遞給相(xiàng)關供應商，那一個活動項目都(dōu)需要溝通些什麽呢(ne)?
一般來(lái)說(shuō)活動項目前期分(fēn)爲禮儀管理(lǐ)溝通、攝影(yǐng)攝像管理(lǐ)溝通、主持人(rén)管理(lǐ)溝通、搭建/AV管理(lǐ)溝通、VIP管理(lǐ)溝通、演藝管理(lǐ)溝通、餐飲管理(lǐ)溝通、安保管理(lǐ)溝通、禮品管理(lǐ)溝通等等。
上述這些細項中需要我們如(rú)何去(qù)與供應商進行溝通，都(dōu)溝通那些内容呢(ne)? 如(rú)，禮儀管理(lǐ)的溝通，我們前期需要告知供應商篩選符合活動要求的禮儀(根據客戶要求從(cóng)年(nián)齡、經驗、身(shēn)高、身(shēn)材、面容、皮膚、口齒這幾方面進行挑選)、提供符合活動調性的服飾、告知活動流程、細節内容、化妝、站(zhàn)姿等培訓。
再如(rú)主持人(rén)管理(lǐ)溝通需要提前告知主持人(rén)活動的相(xiàng)關細節包括，活動背景、活動人(rén)數、活動嘉賓構成、活動環節、活動地點、活動時間、服裝要求等。
通過上述項目中兩個項的溝通舉例，不難看(kàn)出在活動中每項管理(lǐ)溝通要将具體(tǐ)的要求及細節告知給供應商隻有這樣才能保證一個活動的順利進行。
二、執行文案的撰寫
所謂的執行文案就(jiù)是活動中需要的執行手冊，它是一個活動能溝通順利進行的有力保證，将活動項目所涉及各個崗位的職責及時間安排都(dōu)撰寫在執行手冊中有助于後期參加項目的人(rén)員(yuán)能夠快(kuài)速了解項目，明确分(fēn)工(gōng)及自(zì)己的崗位的要求。
那執行手冊一般都(dōu)包含那些内容呢(ne)?一般包含活動基本信息、整體(tǐ)活動流程安排、職責分(fēn)工(gōng)、AV流程控制表、物料清單、攝影(yǐng)攝像管理(lǐ)、禮儀管理(lǐ)等，在根據活動流程及安排将活動時間、工(gōng)作(zuò)内容、工(gōng)作(zuò)要求填寫到活動列表每個崗位職責中去(qù)，如(rú)下圖是一個攝影(yǐng)的流程管理(lǐ)安排表能夠清晰的看(kàn)到攝影(yǐng)的時間安排、工(gōng)作(zuò)地點、拍(pāi)攝内容及相(xiàng)關要求。
我們以往做執行手冊過程中出現一個誤區，從(cóng)常規執行手冊目錄上分(fēn)析就(jiù)是一個“已确認信息的彙總資料”，實際上對現場并沒有真正起到執行管理(lǐ)的作(zuò)用。因此我提出了一個方法也可(kě)以算是一套标準，執行手冊究竟如(rú)何撰寫?除了應有的确認信息外，還(hái)需要将現場的分(fēn)工(gōng)内容以文字資料進行詳細的描述，這裡(lǐ)給出一個方法，活動執行五要素方法論：時間、地點、做什麽、怎麽做、備注!如(rú)攝影(yǐng)攝像管理(lǐ)表中的内容一樣，禮儀管理(lǐ)、搭建管理(lǐ)、演藝管理(lǐ)、主持人(rén)管理(lǐ)等都(dōu)可(kě)以将現場的執行内容提前以文字内容寫出來(lái)，這樣做的好處有幾點：
·保證執行效果、降低風(fēng)險。在活動中各崗位按照(zhào)活動執行手冊中的内容進行培訓,可(kě)以确保每項工(gōng)作(zuò)實施内容準确無誤，保障活動的順利進行，降低活動各環節出錯率。
·适合新人(rén)培訓。新人(rén)可(kě)以按照(zhào)活動執行手冊中一個崗位職責規定直接進行操作(zuò)，可(kě)降低對新人(rén)進行項目培訓的溝通成本。
·體(tǐ)現專業度，讓客戶對我們在執行層面的經驗更加放(fàng)心。
三、現場的執行管理(lǐ)
由于活動現場的管理(lǐ)事(shì)務繁雜，如(rú)何控制好現場的各項工(gōng)作(zuò)，保證活動順利進行，這就(jiù)要求活動的管理(lǐ)者在事(shì)前項目溝通以及執行文案的撰寫上要準備充分(fēn)，即要将項目所有的細節及要求與各類供應商談清，還(hái)有要把崗位分(fēn)分(fēn)清楚以及各崗職責及要求寫細，最後在現場由活動管理(lǐ)者統一管理(lǐ)各方面負責人(rén)，協調和控制整個現場工(gōng)作(zuò)，那在活動現場活動管理(lǐ)者具體(tǐ)負責哪些工(gōng)作(zuò)呢(ne)?
一般在活動的現場活動管理(lǐ)人(rén)員(yuán)主要工(gōng)作(zuò)在于：監督和控制各種崗位人(rén)員(yuán)的到場和準備情況。例如(rú)舞台燈光(guāng)音響視頻是否已經安裝和調試完畢，爲領導嘉賓準備的水、胸花等是否齊備，演職人(rén)員(yuán)及主持人(rén)是否到齊，媒體(tǐ)記者是否已安排妥當等;負責各崗位之間的信息溝通及确認。參與活動的各個方面都(dōu)需要互相(xiàng)配合，各崗位人(rén)員(yuán)應當及時傳達他(tā)們之間的信息和各種配合要求;負責解決各崗位體(tǐ)提出的各種要求和出現的各種問(wèn)題;及時了解各崗位工(gōng)作(zuò)進展情況等。
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