活動策劃前必須準備好的7項經費
發表于：2017/8/2 14:29:11來(lái)源：浏覽次策劃一個成功的大(dà)型活動，精心的策劃是必不可(kě)少的，但(dàn)是一旦經費出了疑問(wèn)，會打亂整個計(jì)劃組織，輕則延誤日(rì)期，重則使整個活動策劃不能順利進行下去(qù)。活動公司提醒各位活動想要萬無一失應事(shì)前準備好以下七項必備經費：
1、交通費用
交通費用能夠細分(fēn)爲：
(1)、出發地至會務地的交通費用——包含航班、鐵路(lù)、公路(lù)、客輪，以及目的地車站(zhàn)、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議(yì)期間交通費用——主要是會務地交通費用，包含住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務外交場所的交通、商務考察交通以及其他(tā)與會人(rén)員(yuán)能夠使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包含航班、鐵路(lù)、公路(lù)、客輪及住宿地至機(jī)場、車站(zhàn)、港口交通費用。
2、會議(yì)室/廳費用
具體(tǐ)可(kě)細分(fēn)爲：
(1)、會場安置租金——一般而言，場所的租借已經包含某些常用設施，譬如(rú)激光(guāng)指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白(bái)闆或者黑(hēi)闆、油性筆、粉筆等，但(dàn)一些非常規設施并不涵蓋在内——比如(rú)投影(yǐng)設備、暫時性的裝飾物、展架等，需求加裝非主席台發言線路(lù)時也能夠需求另外的核算。
(2)、會議(yì)設施租借費用——此有些費用主要是租借一些特殊設備，如(rú)投影(yǐng)儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體(tǐ)系統、攝錄設備等，租借時一般需求支付一定的使用保證金，租借費用中包含設備的技術(shù)撐持與維護費用。值得(de)注意的是，在租借時應對設備的各類功效參數作(zuò)出具體(tǐ)要求(一般可(kě)向專業的會議(yì)效勞公司征詢，以便獲得(de)最适宜的性價比)，否則能夠影(yǐng)響會議(yì)的進行。另外，這些會議(yì)設施由于品牌、産地及新舊不一樣，租借的價錢能夠相(xiàng)差很大(dà)。
(3)、會場安置費用——若是不是特殊要求，一般而言此有些費用包含在會場租借費用中。若是有特殊要求，能夠與專業的會議(yì)效勞商協商。
(4)、其他(tā)撐持費用——這些撐持一般包含廣告及打印、禮儀、秘書(shū)效勞、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些撐持均爲暫時性質，若是會議(yì)主辦方别離(lí)尋找這些行業撐持的話(huà)，其成本費用能夠比市場行價要高，若是讓專業會議(yì)效勞商署理(lǐ)，将獲得(de)價錢相(xiàng)對比較低廉且效勞專業的撐持。
對于這些單項效勞撐持，主辦方應盡能夠細化各項要求，并單獨簽訂效勞協議(yì)。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理(lǐ)解——值得(de)注意的隻是住宿費裡(lǐ)面有些價錢是完全價錢，而有點是需求另外加收政府稅金的。對于會議(yì)而言，住宿費能夠是主要的開支之一。找專業的會展效勞商一般能獲得(de)較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店(diàn)星級規範、房(fáng)型等因素有關外，還(hái)與客房(fáng)内開放(fàng)的效勞項目有關——譬如(rú)客房(fáng)内的長途通訊、洗換、迷你(nǐ)吧(ba)酒水、一次性換洗衣物、互聯網、生(shēng)果提供等效勞是否開放(fàng)有關。會議(yì)主辦方應清晰酒店(diàn)應當關閉或者開放(fàng)的效勞項目及範圍。
4、餐飲費用
會議(yì)的餐飲費用能夠很簡單，也能夠很複雜，這取決于會議(yì)議(yì)程需求及會議(yì)目的。
(1)、早餐
早餐一般是自(zì)助餐，當然也能夠采取圍桌式就(jiù)餐，費用按人(rén)數計(jì)算即可(kě)(但(dàn)考慮到會議(yì)就(jiù)餐的特殊性及原材料的預備，所以預計(jì)就(jiù)餐人(rén)數不得(de)與實際就(jiù)餐人(rén)數相(xiàng)差到15%，否則餐館有理(lǐ)由回絕按實際就(jiù)餐人(rén)數結算——而改爲按預定人(rén)數收取費用)
(2)、中餐及午飯
中餐及午飯根本屬于正餐，能夠采取人(rén)數核算——自(zì)助餐方式，按桌核算——圍桌式方式。若是主辦方希望酒水消費自(zì)行收購(gòu)而非由餐館提供，餐館能夠會收取一定數量的效勞費用。
(3)、酒水及效勞費
一般，若是在高星級酒店(diàn)餐廳就(jiù)餐，餐廳是謝絕主辦方自(zì)行外帶酒水消費的，若是能夠外帶酒水消費，餐廳一般需求加收效勞費。在高星級酒店(diàn)舉辦會議(yì)宴會，一般在根本消費水準的基礎上加收15%左右的效勞費。
(4)、會場茶歇
此項費用根本上是按人(rén)數核算的，核算時可(kě)提出不一樣時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者奉告的茶歇價錢一般包含效勞人(rén)員(yuán)費用，若是主辦方需求非程序效勞，能夠需求而外的核算。一般情況下，茶歇的種類可(kě)分(fēn)爲西式與中式兩種——西式根本上以咖啡、紅(hóng)茶、西式點心、生(shēng)果等爲主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、生(shēng)果、咖啡、生(shēng)果及點心爲主。
(5)、聯誼酒會/舞會
事(shì)實上，聯誼酒會/舞會的核算能夠比單獨的宴會複雜，宴會隻要設定好餐标與規劃，核算很容易計(jì)算。但(dàn)酒會/舞會的核算設計(jì)到場所與節目撐持，其核算能夠需求比較長的時間确認。
(6)、其他(tā)——點心、生(shēng)果及調制色酒
5、視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的費用一般能夠忽略。若是爲了公共關系效果而不得(de)不在室外進行，視聽設備的核算就(jiù)比較複雜，包含：
●設備本身(shēn)的租借費用，一般按天計(jì)算
●設備的運輸、安裝調試及控制技術(shù)人(rén)員(yuán)撐持費用，可(kě)讓會展效勞商署理(lǐ)
●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可(kě)自(zì)帶，也可(kě)委托署理(lǐ)
6、演員(yuán)及節目
一般能夠選定節目後按場次計(jì)算——核算金額一般與節目表演難度及參與人(rén)數正相(xiàng)關。在适宜地點若是有固定的演出，那核算就(jiù)很簡單，與觀看(kàn)表演的人(rén)數正相(xiàng)關——專場或包場除外。
7、雜費
雜費是指會展過程中一些暫時性組織産生(shēng)的費用，包含打印、暫時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀效勞、暫時道具、傳真及其他(tā)通訊、快(kuài)遞效勞、暫時保健、翻譯與導遊、暫時商務用車、彙兌等等。雜費的核算很難計(jì)劃，一般能夠在會務費用核算中增列不可(kě)預見(jiàn)費用作(zuò)爲機(jī)動處理(lǐ)。
鄭州專業的活動策劃公司——鄭州鵬輝，成立于2006年(nián)， 集傳媒運營和品牌管家爲一體(tǐ)， 長期緻力于品牌全資源整合傳播和落地公關策劃執行服務。我們的優勢：客群優勢；演藝人(rén)員(yuán)的組織優勢；強大(dà)的媒體(tǐ)公關能力；組織大(dà)型活動的豐富實戰經驗；超強的現場把控能力；對細節的細微把控。我們的資源：鄭州獨家擁有的特技軟件(jiàn)設備；頂級藝人(rén)的邀請(qǐng)能力；專業而團結的策劃小組；強勁的媒體(tǐ)資源展示。
