活動中有突發事(shì)件(jiàn)怎麽辦？
發表于：2017/6/29 15:47:54來(lái)源：浏覽次突發事(shì)件(jiàn)突可(kě)被廣義地理(lǐ)解爲突然發生(shēng)的事(shì)情:第一層的含義是事(shì)件(jiàn)發生(shēng)、發展的速度很快(kuài)，出乎意料;第二層的含義是事(shì)件(jiàn)難以應對，必須采取非常規方法來(lái)處理(lǐ)。活動管理(lǐ)作(zuò)爲一個複雜系統工(gōng)程涉及到大(dà)量人(rén)力物力及資源的調度和管理(lǐ)，不管前期的策劃和籌備工(gōng)作(zuò)做得(de)多麽到位，在活動上演階段都(dōu)可(kě)能會有預料不到的突發事(shì)件(jiàn)，那麽如(rú)何處理(lǐ)好突發事(shì)件(jiàn)将是活動能否成功舉辦的重要保障。
下面我們将介紹幾種活動上演過程中的突發事(shì)件(jiàn)及其應對的方法：
1、設備故障或電力中斷。
在活動上演過程偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況，特别是一些中小型的活動，由于設備不夠專業而出現現場設備故障，特别是音響系統出現故障率最高。各品牌的音響系統由于價格懸殊巨大(dà)其質量也不一樣，一套小型的用于會議(yì)的次品牌的音響系統可(kě)能成本價就(jiù)幾萬元，其質量自(zì)然沒有保證，這樣在活動上演階段便可(kě)能出現嘯叫、甚至因爲使用過久被燒壞的可(kě)能。而一套大(dà)型的專業級的音響系統的投入少則好幾百萬，大(dà)則上千萬的都(dōu)有，這樣的專業設備隻要有專業人(rén)士在現場負責使用通常保險系數極高。隻有一種情況就(jiù)是因爲淋雨(yǔ)導緻電路(lù)燒壞的情況，通常作(zuò)爲有經驗的專業活動公司都(dōu)會采取預案，通常都(dōu)有現場的備份設備，以确保萬無一失。
電力中斷音響活動上演的事(shì)件(jiàn)也常有發生(shēng)，通常影(yǐng)響電力中斷的原因主要有1、負荷過高，導緻供電系統不堪重負而中斷。2、氣候突然變化，如(rú)下雨(yǔ)、刮風(fēng)等導緻電線斷裂或短(duǎn)路(lù)而電力中斷。3、由于現場電力線路(lù)架設不規範，或由于觀衆現場踩踏等原因導緻線路(lù)受損的電力中斷。解決電力中斷的辦法通常是在活動上演前需要準備供電車，并同晚會的設備系統相(xiàng)連，一旦出現電力中斷可(kě)以及時啓動供電車的供電系統。
2、因嘉賓及演員(yuán)臨時缺席導緻的節目流程更改
大(dà)型節慶的嘉賓和演員(yuán)通常是不到最後一刻很難最終确定，出席嘉賓的更改可(kě)能衍生(shēng)出一系列的節目流程問(wèn)題。我曾聽朋友說(shuō)過一個這樣的案例，某個活動曾經就(jiù)出現過這要的問(wèn)題，原定出席活動并宣布活動開幕的省領導因爲臨時改變行程而于活動上演前取消了出席本次活動，但(dàn)由于主辦方和活動執行方及主持人(rén)在銜接上出了溝通上的問(wèn)題，活動上演的時候主持人(rén)還(hái)是照(zhào)本宣科(kē)的說(shuō)“有請(qǐng)xxx領導宣布開幕”，最終上演了極其尴尬的一幕。
同樣演員(yuán)也可(kě)能因爲航班等原因無法趕到節目現場，這樣便需要對現場的流程、音樂、燈光(guāng)進行重新調整，因爲大(dà)型晚會的音樂燈光(guāng)都(dōu)是實現通過電腦預設了程序的。
3、氣候突變。
大(dà)型活動的舉辦最怕現場突然刮風(fēng)下雨(yǔ)，氣候變化引起的突發事(shì)件(jiàn)小則可(kě)能使現場出現混亂，大(dà)則可(kě)能出現安全事(shì)故，比如(rú)因下雨(yǔ)導緻的現場線路(lù)漏電，因刮風(fēng)導緻舞台及燈光(guāng)架坍塌等重大(dà)事(shì)故。這就(jiù)需要在活動前有足夠的準備。對于任何一場活動，專業的活動運營公司都(dōu)會都(dōu)防範風(fēng)雨(yǔ)天氣的措施，比如(rú)對燈光(guāng)、音響、電視錄制設備等進行防雨(yǔ)處理(lǐ)，對燈光(guāng)架進行加固。同時需要仔細查看(kàn)曆史天文資料及仔細留意近期天氣預報。
4、安全問(wèn)題。
遇到安全問(wèn)題通常需要由公安部門(mén)來(lái)主導，但(dàn)活動組織單位及現場主持人(rén)應積極配合現場公安的疏導工(gōng)作(zuò)。
5、其他(tā)突發事(shì)件(jiàn)類型。
有一個例子，一場名爲“碧海、明月、慈悲心” 的大(dà)型佛教音樂晚會，這台晚會中間有一個歌伴舞的佛樂節目，當這個節目快(kuài)要開始的時候，歌手突然想上廁所，但(dàn)他(tā)在後台也不清楚台上調度，他(tā)也疏忽了與催場的導演銜接，就(jiù)在他(tā)去(qù)上廁所的時候，他(tā)的節目開始了，台上舞蹈演員(yuán)已翩跹起舞，因爲是假唱對口型，表演現場也有了這個歌手歌唱的聲音，但(dàn)台上就(jiù)是不見(jiàn)歌手。幾秒鍾後，歌手從(cóng)廁所裡(lǐ)出來(lái)了，直接就(jiù)往舞台上沖。面對突發事(shì)件(jiàn)，台口導演臨危不亂，阻止了歌手的不理(lǐ)智行爲，因爲這樣沖上去(qù)肯定穿幫，會上觀衆莫名奇妙，成爲一個重大(dà)的差錯。導演将錯就(jiù)錯，在音樂響起一段後，找到一個恰當的點，讓歌手從(cóng)舞台後方出現，下面的觀衆毫無感覺，以爲這是一個藝術(shù)上的設計(jì)。
可(kě)見(jiàn)一個突發事(shì)件(jiàn)的出現不僅将考驗團隊的應變能力，更将考驗團隊的協作(zuò)能力和堅持不懈的精神，任何突發事(shì)件(jiàn)都(dōu)是有辦法化解的，靠什麽化解?一個是靠應變，第二個就(jiù)是靠團隊的一種合作(zuò)和執着的精神，正所謂事(shì)在人(rén)爲，任何突發事(shì)件(jiàn)我們都(dōu)要去(qù)面對而不是回避，這也是我們在活動中要堅持的、在執行過程中要尊崇的一種理(lǐ)念。
小結一下，突發事(shì)件(jiàn)因爲令人(rén)措手不及而等同于危機(jī)，關于危機(jī)一詞有人(rén)這樣解讀(dú)，說(shuō)危機(jī)就(jiù)是危險加機(jī)會，從(cóng)理(lǐ)論上來(lái)說(shuō)，危險可(kě)以防患但(dàn)不能完全避免，但(dàn)隻要充分(fēn)考慮到上述要素，帶着強烈的責任心去(qù)直面危險、化解危險，就(jiù)能把危險降低到最小程度，甚至轉危爲安、使活動大(dà)放(fàng)異彩，如(rú)果這樣，無疑将得(de)到活動主辦方的高度認同與尊重。
鄭州專業的活動公司——鄭州鵬輝會務，成立于2006年(nián)， 集傳媒運營和品牌管家爲一體(tǐ)， 長期緻力于品牌全資源整合傳播和落地公關策劃執行服務。我們的優勢：客群優勢；演藝人(rén)員(yuán)的組織優勢；強大(dà)的媒體(tǐ)公關能力；組織大(dà)型活動的豐富實戰經驗；超強的現場把控能力；對細節的細微把控。我們的資源：鄭州獨家擁有的特技軟件(jiàn)設備；頂級藝人(rén)的邀請(qǐng)能力；專業而團結的策劃小組；強勁的媒體(tǐ)資源展示。
