精心的統籌安排是活動成功舉辦的前提
發表于：2017/3/8 11:18:07來(lái)源：浏覽次任何活動都(dōu)有其節奏和流程，必須予以妥善安排。所有的細節都(dōu)需要事(shì)先組織得(de)井井有條、準備就(jiù)緒。對活動進行精心的統籌安排是活動成功舉辦的前提保證，因爲這樣可(kě)以使人(rén)分(fēn)清輕重緩急，并将活動的結束時間以及各項工(gōng)作(zuò)的時間要求安排得(de)恰到好處。
任何活動都(dōu)有其節奏和流程，必須予以妥善安排。所有的細節都(dōu)需要事(shì)先組織得(de)井井有條、準備就(jiù)緒。對活動進行精心的統籌安排是活動成功舉辦的前提保證，因爲這樣可(kě)以使人(rén)分(fēn)清輕重緩急，并将活動的結束時間以及各項工(gōng)作(zuò)的時間要求安排得(de)恰到好處。
在确立了公司目标(或客戶目标)、活動目标，确立了活動風(fēng)格，編制了成本清單以及初步預算等一系列事(shì)宜之後，就(jiù)應該開始把合同中決定的時間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個活動安排表将成爲所有參與主體(tǐ)——活動策劃人(rén)員(yuán)、公司的活動策劃團隊以及供應商——開展工(gōng)作(zuò)所依據的出發點，即正式的活動統籌安排。
随着活動的逐步開展，必要的變動不可(kě)避免，活動要素或增加，或減少，或更新;時間方面的要求可(kě)能會發生(shēng)出乎意料的變化，伴随着新情況的出現、供應商要求與活動會場要求的變化，要不斷地更新你(nǐ)的活動統籌安排。應該注意，每一次更改活動統籌安排時，都(dōu)要标注更改的序号和日(rì)期——就(jiù)如(rú)同更改成本清單一樣——這樣你(nǐ)就(jiù)可(kě)以清楚地了解大(dà)家是否在使用同一版本的活動統籌安排依據。
組織井然有序，密切關注細節，這是組辦活動獲得(de)成功最爲重要的兩大(dà)要素。必須不斷進行檢查，以确保活動按照(zhào)計(jì)劃有序開展。所有參與主體(tǐ)——公司客戶、活動策劃人(rén)員(yuán)、供應商——必須嚴格遵守合同所規定的指導方針。花費兩個月的時間來(lái)批準某一項目，可(kě)能導緻活動項目管理(lǐ)的失敗。如(rú)果活動安排過于倉促，工(gōng)作(zuò)到了最後關頭可(kě)能仍然無法完成。例如(rú)，你(nǐ)或許會花幾個小時的時間來(lái)設計(jì)一份富于新意的請(qǐng)柬，但(dàn)是如(rú)果請(qǐng)柬無法及時交付印刷，無法及時郵寄，這對活動參與者的出席率自(zì)然會帶來(lái)災難性的影(yǐng)響。因此，做出開展活動的決定之後，首要的步驟之一便是制作(zuò)一份活動計(jì)劃書(shū)，并以此作(zuò)爲活動的統籌安排依據。
制訂活動統籌安排時，要拿出日(rì)曆，從(cóng)活動舉辦日(rì)期之前開始計(jì)劃起，規定何時完成何事(shì)。近乎失敗的活動事(shì)例不勝枚舉。有一次活動中，活動安排表與标牌到了最後時刻還(hái)在進行變更，而且沒有及時送到活動現場;另一次活動中，活動策劃安排表已經發下去(qù)，宣傳插頁才剛剛送達;還(hái)有一次活動中，印有活動标記的T-恤拿到現場的時候竟是剛剛從(cóng)服裝廠(chǎng)下線的——包裝盒打開後還(hái)依然散發着印刷時留下的蒸汽!所有這些細節都(dōu)會令活動嘉賓感到活動的組織毫無條理(lǐ)性。凡此種種，隻說(shuō)明了一點：活動策劃不周、協調不力。
活動要素中必須設置嚴格的截止時間，否則，你(nǐ)将突然領略多米諾骨牌效應的威力。原本一件(jiàn)不起眼的小事(shì)，卻會産生(shēng)難以想象的重大(dà)影(yǐng)響。一次籌款活動中，組織方在最後關頭決定改變座位的安排次序，導緻自(zì)己沒有時間來(lái)進行最後的檢查。結果是漏洞百出，場面尴尬：同一張桌子安排給了兩家高級贊助商，結果不得(de)不爲他(tā)們再安排另一張桌子，而到場的重要嘉賓隻得(de)站(zhàn)着等。由于沒有規定要準備額外的桌布和擺飾，這張桌子和其他(tā)桌子相(xiàng)比，就(jiù)難免顯得(de)另類。最後時刻改變座位安排，自(zì)己就(jiù)不會有足夠的時間來(lái)核查自(zì)己對座位次序安排所做的調整。
在與客戶、供應商以及一線活動策劃人(rén)員(yuán)進行前期會面之前，就(jiù)應該将一切都(dōu)安排妥當。前期會面按照(zhào)計(jì)劃應該安排在設備的搬入和安裝之前進行，以便所有的參與者都(dōu)有時間對相(xiàng)關細節做最後的檢查，找出本來(lái)可(kě)以預見(jiàn)到，但(dàn)由于物流方面的疏忽所導緻的一些纰漏。你(nǐ)希望活動當天所有人(rén)都(dōu)有良好的精神風(fēng)貌，處于最佳狀态，發揮出最好水平，成功地協調和執行活動的每個環節;你(nǐ)不希望他(tā)們到了最後關頭還(hái)在四處張羅本該早已做好的基礎工(gōng)作(zuò)。
