爲了開好新聞發布會，活動策劃公司或者公關策劃人(rén)員(yuán)必須有一支精幹的籌備隊伍（一般由下屬公關人(rén)員(yuán)組成），分(fēn)工(gōng)明确，配合密切，督促他(tā)們将籌備工(gōng)作(zuò)落實到實處。準備工(gōng)作(zuò)一定要細緻。準備工(gōng)作(zuò)的内容包括：選擇适當日(rì)期。不可(kě)與重大(dà)節假日(rì)同時進行。一周内周末與星期一舉辦新聞發布會都(dōu)不太适宜。具體(tǐ)會議(yì)時間可(kě)安排在上午9時或下午3時左右。太早與太遲對記者都(dōu)不太方便。

        如(rú)何策劃一場成功的新聞發布會？

　　 1．确定應邀者的範圍。請(qǐng)柬應及早發出，最好派專人(rén)遞送。

　　 一可(kě)避免延誤，二可(kě)當面解答有關地點、交通等疑問(wèn)。請(qǐng)柬上應說(shuō)明舉辦新聞發布會的目的，最好列出發言人(rén)的姓名、職務、會議(yì)口期、時間、地點及聯系電話(huà)等。會議(yì)召開前一兩天應電話(huà)詢問(wèn)落實記者出席情況。

　　 2．會議(yì)程序安排要詳細、緊湊，避免冷(lěng)場或混亂局面。如(rú)配合會議(yì)主題，爲記者提供實地參觀采訪、錄像、拍(pāi)攝的機(jī)會，安排好參觀地點并派專人(rén)接待。

　　 3．會議(yì)時間一般以一小時爲宜。會後邀請(qǐng)記者共進工(gōng)作(zuò)餐，可(kě)以利用非正式交談，促進互相(xiàng)溝通。就(jiù)餐準備工(gōng)作(zuò)必須事(shì)先安排妥當。

　　 4．安排足夠的招待人(rén)員(yuán)，設立簽到處，并派專人(rén)引導記者前往會場人(rén)座。

　　 5．企業内部與會人(rén)員(yuán)應配帶名簽，設立名牌，與會記者應發給寫上姓名和媒體(tǐ)機(jī)構名稱的襟牌。會議(yì)桌及餐桌名牌要分(fēn)清主次，順序排好，避免混亂或不愉快(kuài)事(shì)情的出現。

　　 6．事(shì)先準備（檢查）好視聽輔助器材，提供給記者使用。

　　 7．安排攝影(yǐng)記者，拍(pāi)攝會場情景，以備宣傳、紀念之用。

　　 新聞發布會注意事(shì)項：

　　 1、會議(yì)主持人(rén)應充分(fēn)發揮其主持的作(zuò)用會議(yì)主持人(rén)的言談要莊重，有涵養，有幽歇感，能活躍會議(yì)氣氛；尊重記者的提問(wèn)；發言時切實把握主題範圍；維持會議(yì)秩序，掌握會議(yì)時間；調合會場氣氛等，主持人(rén)要特别掌握回答提問(wèn)的“火(huǒ)候”，不能用任何動作(zuò)、表情或語言阻止别人(rén)提問(wèn)。遇到應保密的問(wèn)題，應解釋清楚原因；遇到回答不了的問(wèn)題，應告訴記者怎樣可(kě)獲得(de)團滿的答案。企圖蒙混過關或以“無可(kě)奉告”之詞拒絕回答提問(wèn)隻會引起記者的不滿與反感。

　　 2、靈活處理(lǐ)會議(yì)中的突發事(shì)件(jiàn)對于會議(yì)中的突發事(shì)件(jiàn)，公關策劃人(rén)員(yuán)要有一定的思想準備，要遇事(shì)不慌，機(jī)智靈活的進行處理(lǐ)。

　　 3、作(zuò)好新聞發布會的工(gōng)作(zuò)，檢驗會議(yì)的效果是重要的一環它包括公關策劃人(rén)員(yuán)指派下屬人(rén)員(yuán)做好以下工(gōng)作(zuò)：．整理(lǐ)會議(yì)記錄材料，從(cóng)中總結此次會議(yì)工(gōng)作(zuò)中的成敗，将這些經驗寫成書(shū)面材料存檔。

　　 4、搜集到會記者在報刊及電台、電視台所作(zuò)的報道，進行歸類分(fēn)析，檢查是否達到了自(zì)己預期的目标。如(rú)有因自(zì)己的失誤造成的謬誤，應設法補救。

　　 5、收集與會者的反應，了解各記者及所屬企業對本企業的看(kàn)法，以便日(rì)後更好地與他(tā)們合作(zuò)。