1．制定現場會方案 大(dà)型的現場會必須制定現場會方案。現場會方案包括組織機(jī)構、會務準備、會程安排、經費預算等事(shì)項。制定現場會方案，一方面可(kě)以使現場會的準備工(gōng)作(zuò)有領導、有組織、有計(jì)劃地進行，是現場會成功召開的保證；另一方面也是現場會經費使用的依據。

2．發出會議(yì)通知 行政工(gōng)作(zuò)會議(yì)的通知在會議(yì)召開前一個工(gōng)作(zuò)日(rì)發出即可(kě)，因爲那是常規的會議(yì)，大(dà)家心中基本清楚哪一天要開這個會了。動員(yuán)會的通知提前一兩個工(gōng)作(zuò)日(rì)發出亦可(kě)，如(rú)果邀請(qǐng)了上級領導，則需再提前一點，因爲一般的動員(yuán)會與會人(rén)員(yuán)多爲本單位人(rén)員(yuán)。現場會的會議(yì)通知則應根據舉辦單位、涉及範圍、緊急程度來(lái)确定。如(rú)本單位内部的現場會，或者是緊急現場會，臨時通知問(wèn)題也不大(dà)；如(rú)舉辦單位的級别較高，涉及同一系統的不同單位，則要給予與會人(rén)員(yuán)充分(fēn)的時間做好工(gōng)作(zuò)安排，會議(yì)通知至少提前一周發出。現場會會議(yì)通知除了明确會議(yì)主題、時間、地點外，一般還(hái)會告知會議(yì)的大(dà)緻議(yì)程。

3．制定會議(yì)議(yì)程 現場會一般包括兩大(dà)方面的内容：現場參觀、會議(yì)。有的現場會先參觀後開會，也有的現場會先開會後參觀。
如(rú)果是先參觀後開會的現場會，會議(yì)的程序如(rú)下：
(1)主持人(rén)宣布會議(yì)開始；
(2)有關人(rén)員(yuán)做經驗介紹； 
(3)有關領導和專家對參觀内容進行點評； 
(4)有關領導提出工(gōng)作(zuò)要求。 
如(rú)果是先開會後參觀的現場會，會議(yì)程序如(rú)下： 
(1)主持人(rén)宣布會議(yì)開始； 
(2)有關人(rén)員(yuán)做經驗介紹； 
（3）有關領導提工(gōng)作(zuò)要求。

4．安排參觀線路(lù)、準備參觀講解詞 參觀是現場會的一個重要環節。參觀路(lù)線怎麽安排、對參觀現場講解得(de)如(rú)何，直接影(yǐng)響到參觀的效果，重視線路(lù)安排和講解詞的寫作(zuò)等準備工(gōng)作(zuò)。講解應抓住重點，突出重點。如(rú)果面面俱到，眉毛胡子一把抓，就(jiù)會影(yǐng)響聽衆對主要信息的接受，影(yǐng)響講解的效果。

5.寫出領導講話(huà)稿 領導講話(huà)稿應圍繞現場會召開的目的、針對典型進行寫作(zuò)，一方面對典型進行分(fēn)析，另一方面對相(xiàng)關工(gōng)作(zuò)提出要求。