會議(yì)服務
發表于：2016/6/30 11:13:43來(lái)源：浏覽次
一、會議(yì)開始前，負責與會人(rén)員(yuán)的注冊登記，包括簽到和領取代表證件(jiàn)、會議(yì)文件(jiàn)及紀念品等；
二、每次會議(yì)開始前，在進門(mén)處檢查與會人(rén)員(yuán)證件(jiàn)；31會議(yì)網開始後，将攝影(yǐng)、文字及攝像記者請(qǐng)出會議(yì)廳室，将會議(yì)廳室的大(dà)門(mén)關上；
三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；
四、記錄會議(yì)的進行過程及代表的發言内容；
五、對要求發言的代表進行登記，及時将名單按報名先後順序送交會議(yì)主持人(rén)或會議(yì)秘書(shū)。注意記錄下代表的姓名，所代表的國(guó)家或機(jī)構及發言順序的先後要求。有的代表要求靠前安排發言時間，有的要求靠後，有的要求居中，有的不提要求。
六、在場内分(fēn)發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間分(fēn)發，如(rú)稿件(jiàn)未到，可(kě)在主持人(rén)發言小結時分(fēn)發，或在下次會議(yì)開始前分(fēn)發。爲保證記錄的準确性，如(rú)代表系臨時發言且有手稿，可(kě)在其發言後向其暫借，複制後随即退還(hái)；
七、随時準備提供必要的會議(yì)文件(jiàn)及有關資料，供討(tǎo)論時參閱；
八、每次會議(yì)開始前檢查燈光(guāng)、室溫、衛生(shēng)、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人(rén)用）木槌、投影(yǐng)設備等是否均已符合要求；
九、接聽緊急電話(huà)并通知所要求的通話(huà)人(rén)。會議(yì)廳室内的電話(huà)機(jī)通常隻閃光(guāng)而無鈴聲。秘書(shū)接話(huà)應輕聲。其他(tā)人(rén)員(yuán)應在會議(yì)廳室外的分(fēn)機(jī)接話(huà)，以免幹擾會場。
十、會議(yì)服務負責人(rén)要檢查各類工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)如(rú)同聲傳譯譯員(yuán)、警衛、電工(gōng)等是否均已到位；各種設施如(rú)電力、空調、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用。[1]
1、領受任務：會議(yì)名稱→會議(yì)性質→與會人(rén)數→會議(yì)期限→會議(yì)休息時間表→會議(yì)活動範圍 →準備内容 →注意事(shì)項。
2、會前準備：會标→音響→主席台→茶具飲品→登記台→簽到薄→休息安排→服務員(yuán)配備→會場清潔 →接手紀念品、禮品（發放(fàng)）→會場指示牌 →禮儀演習彩排
3、會前檢查根據表格列項檢查、設備設施、會議(yì)物品
4、引領登記：準備大(dà)廳指示牌→引領員(yuán)→電梯引領員(yuán)→會場引領員(yuán)→指示牌→登記根據請(qǐng)柬、門(mén)票等發放(fàng)紀念品
5、會場服務：主席台香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香槟服務→會場秩序維持服務（清理(lǐ)閑雜人(rén)員(yuán)）→清潔服務→委托代辦服務→出會場的引領服務（先生(shēng)，請(qǐng)問(wèn)需要幫助嗎(ma)）→應急情況處理(lǐ)（火(huǒ)災疏散、禁坐(zuò)電梯、失竊、當事(shì)人(rén)詢問(wèn)筆錄、相(xiàng)關人(rén)詢問(wèn)筆錄、停電、溢水、電梯停機(jī)、急症救護）
6、會後清理(lǐ)：撤會議(yì)物品→桌椅→餐具→清理(lǐ)與會人(rén)員(yuán)遺留物并登記→清潔會場→撤出帶入會場物品→查對清理(lǐ)紀念品、禮品→檢查清理(lǐ)情況→關閉動力電器設備→服務人(rén)員(yuán)撤出，鎖閉會議(yì)廳
7、彙報總結：向主辦方主辦人(rén)員(yuán)彙報會議(yì)情況，遺留物品，剩餘禮品，征求意見(jiàn)，說(shuō)明情況→會後總結專題會（部門(mén)經理(lǐ)，會議(yì)服務人(rén)員(yuán)參加）
一般而言，作(zuò)爲專業的會議(yì)服務公司，對于會議(yì)服務流程的把握應該更專業更到位，會議(yì)服務流程大(dà)多經過以下幾個環節：
1、策劃 作(zuò)爲專業的會展代理(lǐ)公司，我們提供會展企劃代理(lǐ)，告訴我們你(nǐ)的想法或者點子，我們爲你(nǐ)提供可(kě)行性方案、招展企劃、會議(yì)回執等等。
2、咨詢 在此階段，我們将與委托方進行初步溝通，并就(jiù)委托方的一些關心點提出自(zì)己的預案供選擇——譬如(rú)在預算範圍内最适宜的會議(yì)場所、推薦參加者下榻的酒店(diàn)、選擇合适的餐飲場所及與預算相(xiàng)适應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。
3、考察 如(rú)果您認爲溝通後可(kě)以相(xiàng)信我們，那麽我們可(kě)以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們爲您提供的酒店(diàn)、會議(yì)場地、環境、交通車輛(liàng)及會展設備細節等等，并在此階段就(jiù)服務項目、服務流程、推進計(jì)劃、服務價格等内容進行深入探討(tǎo)，大(dà)緻明确雙方的責任與義務。
4、确定 這個時間需要的是耐心與細緻——我們得(de)一一推敲設想得(de)流程及預案，盡可(kě)能把方案細化，然後以書(shū)面的形式确認雙方的權利、義務與責任，并簽署相(xiàng)關服務協議(yì)。
5、執行 嚴格而又人(rén)性化地執行協議(yì)，将是雙方合作(zuò)精神的高度升華。不管設想如(rú)何完美，任何計(jì)劃都(dōu)是存在纰漏的，需要合作(zuò)雙方本着合作(zuò)的理(lǐ)念，抛開暫時的不合，以會展的圓滿結局爲一緻奮鬥目标。在此期間，雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來(lái)協議(yì)以外的服務視爲協議(yì)的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人(rén)，所有臨時往來(lái)允許采取事(shì)前商議(yì)、事(shì)後結算的方式執行。
6、結算 雙方财務人(rén)員(yuán)認真核對各類單據，嚴格按照(zhào)協議(yì)執行核算。
1、增進計(jì)劃性
2、增進創造力
3、集合大(dà)家的智慧
4、提高同事(shì)間的共同意識
5、增進良好的人(rén)際關系
6、增進責任感
7、增進協調性
8、增進自(zì)我啓發
9、提高員(yuán)工(gōng)士氣
10、提高參與感
11、 學習工(gōng)作(zuò)基本知識
12、了解工(gōng)作(zuò)的甘苦
13、加強團體(tǐ)工(gōng)作(zuò)的能力
14、 培養管理(lǐ)能力。
2、增進創造力
3、集合大(dà)家的智慧
4、提高同事(shì)間的共同意識
5、增進良好的人(rén)際關系
6、增進責任感
7、增進協調性
8、增進自(zì)我啓發
9、提高員(yuán)工(gōng)士氣
10、提高參與感
11、 學習工(gōng)作(zuò)基本知識
12、了解工(gōng)作(zuò)的甘苦
13、加強團體(tǐ)工(gōng)作(zuò)的能力
14、 培養管理(lǐ)能力。
一、 服務人(rén)員(yuán)
（一） 儀容儀表
1、 着裝統一整潔，佩帶服務标志，不穿拖鞋、響釘鞋。
2、 服務人(rén)員(yuán)長發不遮眼，後發不披肩。要求化淡裝，不濃妝豔抹，不佩帶首飾。
3、 坐(zuò)站(zhàn)規範端莊，不翹腿。
（二） 語言
1、 語調溫和親切，音量适中，普通話(huà)規範。
2、 語言文明禮貌，适時運用“您好”、“您請(qǐng)用”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對不起”、“沒關系”等禮貌用語。
3、 對服務對象主動打招呼，不漫不經心，不粗言粗語，不大(dà)聲喧嘩。
（三） 态度
1、 敬業、勤業、樂業，精神飽滿，彬彬有禮。
2、 微笑(xiào)服務，态度誠懇、熱(rè)情、周到。
3、 工(gōng)作(zuò)差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉。
4、 解釋問(wèn)題有禮有節。
5、 想服務對象之所想，急服務對象之所急，盡服務對象之所需。
（四） 紀律
1、 上班前不飲酒，不吃(chī)異味食品。
2、 不準擅自(zì)脫崗、漏崗，不在服務場所使用電話(huà)。
3、 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。
4、 嚴格遵守職業道德。
（五）服務衛生(shēng)
1、 工(gōng)作(zuò)服固定，整潔幹淨。
2、 定期體(tǐ)檢，健康合格，持證上崗。
3、 勤理(lǐ)發洗手，勤修指甲。
4、 用品、用具分(fēn)類保管,及時清洗、消毒，擺放(fàng)整齊；領導房(fáng)間的床上用品要及時更換、清洗。
二、會前服務
（一）根據會議(yì)主辦單位的要求，明确會議(yì)服務要求，并提前落實會議(yì)場所及會場主席台、發言席、話(huà)筒、簽到席、橫幅（會标）、背景音樂、鮮花擺放(fàng)、領導休息室等，并提前檢測、檢查音響、話(huà)筒等設備及會議(yì)各項要求的落實情況。
（二）及時做好會場衛生(shēng)，整理(lǐ)打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門(mén)窗(chuāng)等，檢查服務箱用品、面巾紙、洗手液配備情況。
（三）在會場入口醒目位置安放(fàng)會議(yì)指示牌，室内座位牌擺放(fàng)整齊。
（四）會議(yì)服務人(rén)員(yuán)應提前1小時進入會場，檢查會場整體(tǐ)效果，确保各項準備工(gōng)作(zuò)到位，并備好茶水，打開音響。播放(fàng)輕音樂，同時打開安全門(mén)、照(zhào)明燈及通道門(mén)，做好引導工(gōng)作(zuò)。如(rú)需使用空調，提前半小時開啓。
三、會中服務
（一）會議(yì)服務人(rén)員(yuán)在與會人(rén)員(yuán)入場前，應站(zhàn)立在會議(yì)廳門(mén)口兩側，有禮貌地向賓客點頭緻意，并說(shuō)“早上（上午、下午、晚上）好”或“歡迎光(guāng)臨”等文明用語。同時對已入座的客人(rén)，及時遞上茶水、濕巾，茶水量一般控制在8分(fēn)。上茶水時應遵循從(cóng)左至右的原則，從(cóng)賓客翼側依次加水，原則上每20分(fēn)鍾添加茶水一次。
（二）會議(yì)服務人(rén)員(yuán)時刻注意觀察和随聽音響設備運行狀況。注意會場情況及室内溫度，發現問(wèn)題及時報告和處理(lǐ)。
四、會後服務
（一）會議(yì)結束時，服務人(rén)員(yuán)應及時打開通道門(mén)，站(zhàn)立兩側，禮貌送客，向客人(rén)微笑(xiào)點頭，并說(shuō)“慢(màn)走、再見(jiàn)”。會後及時做好會場清理(lǐ)工(gōng)作(zuò)。若發現客人(rén)遺留物品迅速與有關單位聯系。
（二）會議(yì)服務結束後，服務主管人(rén)員(yuán)應主動及時填寫《會議(yì)服務意見(jiàn)單》征求會議(yì)主辦單位的意見(jiàn)，以總結工(gōng)作(zuò)，改進服務，意見(jiàn)單計(jì)入年(nián)終考核範圍。
（三）嚴格做好保密工(gōng)作(zuò)，不詢問(wèn)、議(yì)論、外傳會議(yì)内容和領導講話(huà)内容，不帶無關人(rén)員(yuán)進入工(gōng)作(zuò)間。
