導讀(dú)：如(rú)果從(cóng)事(shì)過新聞發布會策劃的人(rén)都(dōu)曾有過這樣的擔心：舉辦新聞發布會的那一天，記者們會如(rú)約而至嗎(ma)?如(rú)果他(tā)們來(lái)了，會不會唇槍舌劍般向新聞發言人(rén)質詢呢(ne)?誠智小編給大(dà)家介紹，新聞

　　如(rú)果從(cóng)事(shì)過新聞發布會策劃的人(rén)都(dōu)曾有過這樣的擔心：舉辦新聞發布會的那一天，記者們會如(rú)約而至嗎(ma)?如(rú)果他(tā)們來(lái)了，會不會唇槍舌劍般向新聞發言人(rén)質詢呢(ne)?誠智小編給大(dà)家介紹，新聞發布會策劃重要流程和技巧。

　　舉辦新聞發布會的重要流程和關鍵技巧

　　這樣的擔心并非多餘。美國(guó)《編輯與出版》雜志曾刊登過一則卡通漫畫(huà)。畫(huà)面Ⅰ是前總統克林頓夫婦躺在床上;畫(huà)面Ⅱ中，克林頓站(zhàn)在床邊，眼睛瞪得(de)大(dà)大(dà)的，希拉裡(lǐ)顯然被突然驚醒了。克林頓說(shuō)：好可(kě)怕的一個夢啊!我夢見(jiàn)我舉辦了一次新聞發布會，但(dàn)一個記者也沒露面!希拉裡(lǐ)反唇相(xiàng)譏：那不是夢，親愛的：那是一個先兆!

　　的确，在美國(guó)，公司、政府等機(jī)構每年(nián)都(dōu)要召開很多新聞發布會，但(dàn)這對記者而言卻是一件(jiàn)令人(rén)心煩、疲倦的事(shì)。原因之一是，公司缺乏必要的媒介技巧培訓，電視鏡頭裡(lǐ)的公司總裁、總經理(lǐ)或其他(tā)發言人(rén)缺乏自(zì)信、表現極不自(zì)然。因而，爲着更好地在目标公衆心目中制造一個良好的虛拟世界，改變或形成公衆對公司某一方面的看(kàn)法，很有必要重新審視新聞發布會的策劃技巧問(wèn)題。

　　新聞發布會策劃流程一：什麽時候?

　　我們知道，如(rú)果想要獲得(de)人(rén)們持續的信任，那麽就(jiù)不要空喊：狼來(lái)了!策劃新聞發布會時也不要放(fàng)空炮。勿要使你(nǐ)的信譽：關乎媒介對公司的态度：承擔風(fēng)險。

　　不要讓媒介感到參加本來(lái)可(kě)以由其他(tā)形式代替的新聞發布會是浪費時間。愛德曼國(guó)際公關公司(Elderman PR Worldwide)執行副總裁兼總經理(lǐ)嘉斯夫(Joseph B. Mcnamara) 認爲，是否召開新聞發布會應取決于她是否值得(de)召集各地記者跋涉而來(lái)。記者得(de)到的不應該隻是趣味性的故事(shì)，還(hái)應該包括信息。

　　适于召開新聞發布會的時機(jī)包括：公司及産品(服務)已成爲某一公衆關注問(wèn)題的一部分(fēn)、公司或其他(tā)成員(yuán)已成爲衆矢之的、新産品上市、開始聘用某大(dà)腕明星作(zuò)自(zì)己的廣告模特(記者有時對廣告不感興趣而是覺得(de)廣告模特值得(de)關注)、公司人(rén)員(yuán)重大(dà)調整、擴大(dà)生(shēng)産規模、取得(de)最新紀錄的銷售業績等等。

　　不過，上述所謂的合适時機(jī)也可(kě)能成爲不合适時機(jī)。事(shì)實上，很多的新聞發布會搞得(de)很是枯燥或瑣碎、令人(rén)厭(yàn)煩。因而，當公司考察是否舉辦新聞發布會時，首先應對照(zhào)下列問(wèn)題項目檢查一下：

　　1、 一則新聞通稿或聲像資料帶：附帶事(shì)件(jiàn)簡介、背景材料：是否完全可(kě)以提供給記者所需的、媒介受衆喜歡的故事(shì)?

　　2、 讓記者們親眼看(kàn)到或試用某一新産品時，是否可(kě)以給一則新聞通稿增加些什麽?

　　3、 公司高層管理(lǐ)者或董事(shì)會成員(yuán)公開露面是否能爲公司獲得(de)或提高凝聚力或可(kě)信度?

　　4、 能否提供給記者在别處得(de)不到的新聞?

　　5、 是否存在其他(tā)有效向記者傳遞信息的途徑?如(rú)，一次舞會、一次聚餐。

　　6、 公司新聞發言人(rén)能否有效傳遞信息并經受住提問(wèn)的考驗?

　　7、 與記者面對面的交流是否可(kě)以爲他(tā)們提供一個詢問(wèn)公司其他(tā)方面情況而我們又不希望将之公開化的機(jī)會?如(rú)公司戰略。

　　新聞發布會策劃流程二：籌劃與準備中的彩排

　　俗話(huà)說(shuō)：有備無患。對組織傳播而言，訊息必須經過精心處理(lǐ)并使其準确地抵達特定公衆。信息傳播渠道也須精心挑選。所以，絕不打無準備之仗，務必要先期實施培訓與排練。

　　一般地，搞一兩次系統化培訓是必要的。這樣，你(nǐ)可(kě)以預見(jiàn)到發言人(rén)是否稱職、哪些方面還(hái)欠缺。但(dàn)也不要訓練的過多，那樣你(nǐ)最後出現在記者、電視面前時就(jiù)會像一台機(jī)械的錄音機(jī)。具體(tǐ)訓練方法如(rú)下：

　　1、 聚集那些平時敢于直言的人(rén)，讓他(tā)們坐(zuò)在記者席，給他(tā)們兩類問(wèn)題：一類是肯定會被問(wèn)到的，還(hái)有一類是你(nǐ)希望不被問(wèn)到的。讓記者提問(wèn)。如(rú)必要，重複2~3次。

　　2、 讓通曉技術(shù)過工(gōng)藝流程的人(rén)員(yuán)與會，以檢查發言人(rén)所說(shuō)是否準确;如(rú)設計(jì)法律，那麽公司法律顧問(wèn)也應在召集之列。

　　3、 反複播放(fàng)彩排錄像，讓新聞發言人(rén)看(kàn)看(kàn)自(zì)己的表情、體(tǐ)語效果，然後提出意見(jiàn)。

　　4、 專業人(rén)士培訓。有些公司認爲這是浪費時間、金錢，其實是不懂(dǒng)專業培訓的價值所在。即使你(nǐ)天真地認爲自(zì)己永遠(yuǎn)不會召開新聞發布會，但(dàn)你(nǐ)必然會遇到類似的情況出現在你(nǐ)的辦公室裡(lǐ)：如(rú)果某件(jiàn)醜聞引來(lái)大(dà)批記者蜂擁而至，那時就(jiù)來(lái)不及訓練了。

　　新聞發布會策劃流程三：選擇合适的新聞發言人(rén)

　　代表公司形象的新聞發言人(rén)對公衆認知會産生(shēng)重大(dà)影(yǐng)響。如(rú)其表現不佳，公司形象無疑也會令人(rén)不悅。此外，新聞發布會也是公司要員(yuán)同媒介打交道的一次好機(jī)會，值得(de)珍惜。

　　新聞發言人(rén)的條件(jiàn)一般應有以下的幾方面：

　　1、有效傳播與溝通能力是第一位的要求。涉及知識面、清晰明确的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表：包括身(shēn)體(tǐ)語言。

　　2、執行原定計(jì)劃并加以靈活調整的能力。

　　3、頭銜很重要：新聞發言人(rén)應該在公司身(shēn)居要職，有權代表公司講話(huà)。

　　新聞發布會策劃流程四：确定日(rì)期

　　确定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一時刻很重要。愛德曼國(guó)際公關公司一般是鎖定目标公衆開始的，即首先考察一下目标公衆哪一時間是最容易獲知某新聞消息的時間、什麽方法最好?

　　星期一一般不好，記者往往忙于檢查上周工(gōng)作(zuò);周五也不宜選，因爲很多的人(rén)正考慮着如(rú)何過周末，他(tā)們當然不願傻坐(zuò)在那裡(lǐ)提問(wèn)或單獨訪問(wèn)。周二~周四通常較合适。此外，要确認不會有其他(tā)更重要的新聞，避開突發性事(shì)件(jiàn)，如(rú)地震、龍卷風(fēng)等。

　　在某一天的幾點鍾開始是最困難的一件(jiàn)事(shì)。早飯、晚飯的截稿時間不同。早報記者參加，新聞發布會應在中午、下午;如(rú)要在當天晚飯或電視晚間新聞報道中，最好安排在上午9：30或10：00~10：30。切忌隻爲公司自(zì)己考慮而忽略爲記者提供方便。

　　新聞發布會策劃流程五：邀請(qǐng)

　　永遠(yuǎn)不要用電話(huà)邀請(qǐng)。帶有公司标志的要求信函表明新聞發布會是很正規的。信件(jiàn)中最好不注明會議(yì)聯系人(rén)的全名和個人(rén)電話(huà)。愛德曼國(guó)際公關公司認爲這是爲了不讓記者作(zuò)提前采訪或提前得(de)到新聞發布會的細節。否則，如(rú)他(tā)們提前透露了一些消息，就(jiù)會傷害其他(tā)記者。

　　如(rú)果媒體(tǐ)離(lí)公司不遠(yuǎn)，就(jiù)親手送去(qù)。注意不要送得(de)太早，以緻于邀請(qǐng)信埋沒于文件(jiàn)堆裡(lǐ)，但(dàn)也應給對方留出反映的時間。可(kě)以即使電話(huà)詢問(wèn)信件(jiàn)是否如(rú)期送達，對方是否與會等。

　　還(hái)應指出，在填寫新聞發布會邀請(qǐng)函時應考慮一下誰會對本次新聞發布會内容感興趣。例如(rú)，新聞隻對商業報刊記者有價值，那就(jiù)隻邀請(qǐng)這些人(rén);如(rú)是醫療新聞，那就(jiù)邀請(qǐng)醫療報刊、電視台醫療節目的記者。當然，那些長期報道公司發展的記者要一并邀請(qǐng)。如(rú)拿不準，就(jiù)先向報刊編輯或電視台發信詢問(wèn)。

　　新聞發布會策劃流程六：新聞通稿與背景材料

　　每次發布會都(dōu)應提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會議(yì)涉及的問(wèn)題之外挖掘新聞事(shì)件(jiàn)、多大(dà)報道範圍。新聞通稿最好提前發給記者，這意味着當記者一來(lái)簽到時就(jiù)能拿到它，這樣就(jiù)可(kě)以一邊聽一邊翻看(kàn)。愛德曼國(guó)際公關公司建議(yì)客戶不必擔心記者在聽講時隻浏覽到材料的标題：因爲專業記者已習慣于邊搜索信息邊聽講。不過，材料要設計(jì)得(de)便于快(kuài)速閱讀(dú)，勿要冗長拖沓。公司還(hái)有想到提供聲像資料給記者。爲此，要确保有專業攝影(yǐng)師(shī)在場。

　　背景材料一般應包括以下内容：

　　1、 新聞發布會涉及的新聞時間的要點;

　　2、 組織發展簡史;

　　3、 技術(shù)手冊：如(rú)果發布會的目的在于推介一種新産品或新機(jī)器;

　　4、 發言人(rén)個人(rén)介紹及照(zhào)片;

　　5、 其他(tā)如(rú)通訊卡、名片等供記者、編輯日(rì)後加以聯系。

　　新聞通稿和背景材料的封面也應加以留意，要打印有公司标志，以建立公衆認知。

　　新聞發布會策劃流程七：房(fáng)間設置

　　新聞發布會所用的房(fáng)間大(dà)小主要取決于與會的攝影(yǐng)記者。電視攝影(yǐng)記者比報刊攝影(yǐng)記者所占的空間要大(dà)。如(rú)果電視攝像機(jī)在房(fáng)間後排，那麽公司發言人(rén)應在房(fáng)間前排就(jiù)座;如(rú)隻有報刊記者與會，發言人(rén)就(jiù)可(kě)以坐(zuò)在記者中，當有人(rén)提問(wèn)時就(jiù)走到前排。越随便，離(lí)記者的空間距離(lí)越近，就(jiù)容易營造出一種友好氣氛。房(fáng)間大(dà)小要多加留心。房(fáng)子空間大(dà)、人(rén)員(yuán)少，給人(rén)的印象是新聞發布會的内容新聞價值不大(dà)。與其這樣，還(hái)不如(rú)在一個小點兒的房(fáng)間裡(lǐ)好：滿屋座無虛席，還(hái)有一些人(rén)站(zhàn)在過道裡(lǐ)，給人(rén)的印象是肯定有很重要的消息!不要讓新聞發言人(rén)坐(zuò)在鏡子、窗(chuāng)戶或其它反射光(guāng)線的背景之前，以防鏡頭效果受損。

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