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新聞發布會策劃流程
一、确定新聞發布會日(rì)期、地點、新聞點等。注意事(shì)項：與希望發布事(shì)件(jiàn)日(rì)期相(xiàng)配合，促進自(zì)身(shēn)對外宣傳，挖掘新聞點、制造新聞效應、注意避免與重大(dà)新聞事(shì)件(jiàn)撞車。該步驟應在正式新聞發布會前20天完成，最遲15天，并在邀請(qǐng)函發布前預定會場，否則會影(yǐng)響下一步工(gōng)作(zuò)。
二、确定組織者與參與人(rén)員(yuán)，包括廣告公司、領導、客戶、同行、媒體(tǐ)記者等，與新聞發布會承辦者協調規模與價格，簽定合同，拟訂詳細邀請(qǐng)名單、會議(yì)議(yì)程、時間表、發布會現場布置方案等。
注意事(shì)項：該步驟主要由主辦者提出要求，承辦者具體(tǐ)負責。三、按照(zhào)邀請(qǐng)名單，分(fēn)工(gōng)合作(zuò)發送邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬，确保重要人(rén)員(yuán)不,
因自(zì)身(shēn)安排不周而缺席發布會。回收确認信息，制定參會詳細名
單，以便下一步安排。
注意事(shì)項：該步驟一定要計(jì)劃周密，有專人(rén)負責，适當放(fàng)大(dà)邀請(qǐng)名單，對重要人(rén)物實施公關和追蹤，并預備備用方案，确保新聞發布會參與人(rén)的數量和質量。四、購(gòu)買禮品、選聘主持人(rén)、禮儀人(rén)員(yuán)和接待人(rén)員(yuán)并進行培訓和預
演。設計(jì)背闆，布置會場，充分(fēn)考慮每一個細節，比如(rú)音響、放(fàng)
映設備，領導的發言稿，新聞通稿，現場的音樂選擇、會議(yì)間隙時間的娛樂安排等。
五、正式發布會前提前一到兩個小時，檢查一切準備工(gōng)作(zuò)是否就(jiù)緒，将會議(yì)議(yì)程精确到分(fēn)鍾，并制定意外情況補救措施。
六、按計(jì)劃開始發布會，發布會程序通常爲來(lái)賓簽到、貴賓接待、主持人(rén)宣布發布會開始和會議(yì)議(yì)程、按會議(yì)議(yì)程進行、會後聚餐交流、有特别公關需求的人(rén)員(yuán)的個别活動。
七、監控媒體(tǐ)發布情況，整理(lǐ)發布會音像資料、收集會議(yì)剪報，制作(zuò)發布會成果資料集（包括來(lái)賓名單、聯系方式整理(lǐ)，發布會各媒體(tǐ)報導資料集，發布會總結報告等），作(zuò)爲企業市場部資料保存，并可(kě)在此基礎上制作(zuò)相(xiàng)應的宣傳資料。
八、評測新聞發布會效果，收集反饋信息，總結經驗。
新聞發布會現場管理(lǐ)
在公關營銷的有利武器中，有一種傳播活動既有利于引導社會輿論，又有利于在組織社會公衆中樹(shù)立良好的形象，它不僅能傳遞信息，還(hái)能給媒體(tǐ)人(rén)員(yuán)提供體(tǐ)驗和感受，這種活動就(jiù)是——新聞發布會。
無論是公司成立、項目簽約、戰略發布或者新品推進等等具有裡(lǐ)程碑性質的事(shì)件(jiàn)，新聞發布會都(dōu)是一個常見(jiàn)的，甚至是必不可(kě)少的武器。
而對于媒體(tǐ)來(lái)說(shuō)，新聞發布會也是他(tā)們所期待的，在一次全國(guó)性的媒體(tǐ)調查中發現，媒體(tǐ)獲得(de)新聞最重要的一個途徑就(jiù)是新聞發布會，幾乎100%的媒體(tǐ)都(dōu)将其列爲最常參加的媒體(tǐ)活動。由于新聞發布會現場人(rén)物、事(shì)件(jiàn)都(dōu)比較集中，時效性又很強，且參加新聞發布會免去(qù)了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾，再加上會議(yì)常備有禮金或禮品，通常情況下記者都(dōu)不會放(fàng)過這些機(jī)會。
新聞發布會一般要經曆4個環節：策劃、籌備、現場管理(lǐ)與傳播管理(lǐ)，在策劃與籌備工(gōng)作(zuò)就(jiù)緒以後，就(jiù)進入到最關鍵的現場管理(lǐ)環節，這是承接會前策劃、籌備、會後傳播最重要的環節，在這個環節中，一般在一個專題下，以“答記者問(wèn)”爲主要特色。
現場管理(lǐ)的原則有五點：
一是“對口接待原則”。譬如(rú)：經銷商的溝通，市場銷售部門(mén)就(jiù)是對口接待部門(mén)，如(rú)果對專家、官員(yuán)溝通，公關負責人(rén)與組織高層就(jiù)要出面，媒體(tǐ)的溝通是媒體(tǐ)公關負責人(rén)的份内工(gōng)作(zuò)，不另設小組；
二是“平衡原則”。根據策劃設定小組，每個小組的工(gōng)作(zuò)量相(xiàng)對平衡，在會務負責人(rén)的統一安排與指揮下，小組一般分(fēn)爲溝通協調組、接待服務組、安全保衛組。溝通協調組負責對口接待、嘉賓與領導的接待、媒體(tǐ)的溝通與協調，會議(yì)主持人(rén)也可(kě)以劃入這個組；接待服務組負責準備視聽設備、禮儀與簽到、引導入座、分(fēn)發材料與禮品、安排就(jiù)餐、照(zhào)相(xiàng)攝影(yǐng)等；安全保衛組負責會議(yì)的場地與人(rén)員(yuán)的安全保衛。
三是“分(fēn)工(gōng)負責原則”。在策劃案裡(lǐ)就(jiù)作(zuò)到分(fēn)工(gōng)明确，職責分(fēn)明，避免互相(xiàng)推诿的現象出現，同時，隸屬分(fēn)工(gōng)與橫向協作(zuò)也要明确；
四是“扁平原則”。一般在大(dà)型的新聞發布會中有多層次的“金字塔”結構，但(dàn)在中型的新聞發布會中不宜層級太多，以保證靈活機(jī)動，人(rén)員(yuán)不要太多，要精幹、高效。
五是“制度原則”。盡管新聞發布會的管理(lǐ)是臨時性組織，但(dàn)一旦加入組織機(jī)構，人(rén)員(yuán)就(jiù)應該受規章(zhāng)制度的約束。
就(jiù)管理(lǐ)的内容而言，可(kě)以從(cóng)人(rén)員(yuán)管理(lǐ)、材料管理(lǐ)、時間管理(lǐ)、流程管理(lǐ)和溝通管理(lǐ)5個方面進行，從(cóng)管理(lǐ)的形式來(lái)看(kàn)，可(kě)分(fēn)爲會前管理(lǐ)、會中管理(lǐ)、收場管理(lǐ)三個階段，一個成功的新聞發布會，一定是實現了内容與形式的完美結合：
一、 會前管理(lǐ)
按照(zhào)策劃方案的要求，新聞發布會的統籌負責人(rén)與各小組人(rén)員(yuán)要提前至少兩至三個小時到達新聞發布會的現場。
到達現場以後，會前管理(lǐ)分(fēn)四個步驟開展工(gōng)作(zuò)，首先要布置現場、然後作(zuò)全面檢查、同時可(kě)以進行主持人(rén)與言人(rén)的彩排、最後，各就(jiù)各位開始接待工(gōng)作(zuò)。
第一、現場布置。
現場布置從(cóng)場外開始，布置場外橫幅、豎幅、漂浮氣球、拱形門(mén)等。在酒店(diàn)一樓大(dà)廳、轉彎處布置顯眼的指引牌。在會場門(mén)口可(kě)以布置X展架之類的宣傳物。
在會場門(mén)口布置簽到台，準備好簽到薄與筆，簽到薄上設計(jì)姓名、單位、人(rén)數、聯系方式欄目，并備好會議(yì)主題介紹、新聞通稿、提問(wèn)提綱等相(xiàng)關資料。同時，在簽到台上準備好“請(qǐng)賜名片”盒。
場内現場布置從(cóng)主題背景闆開始，背景闆内容包括主題、會議(yì)日(rì)期、會議(yì)召開的城(chéng)市，顔色、字體(tǐ)要美觀大(dà)方，顔色可(kě)以用組織VI爲基準。
布置新聞發言人(rén)用的桌子，常用帶白(bái)色的台布、藍色或紅(hóng)色的圍台，桌面擺放(fàng)台花，把寫有發言人(rén)和相(xiàng)關領導名字的桌卡擺放(fàng)在策劃案拟定的位置，放(fàng)好音響、話(huà)筒，最好每個桌卡前擺一隻話(huà)筒，再給記者準備兩隻。
布置電視或投影(yǐng)儀，試播放(fàng)碟片，看(kàn)效果是否正常。有些時候作(zuò)爲新聞發音的補充，錄象資料甚至實物可(kě)以對記者起到增加感性認識的作(zuò)用
布置台下座位。把握“職位高者靠前靠中，自(zì)己人(rén)靠邊靠後”的原則。一、二排坐(zuò)貴賓與企業領導，三排以下爲記者席，攝影(yǐng)記者盡量安排在前面正中位置，組織一般人(rén)員(yuán)坐(zuò)後面或旁邊。
布置VIP休息室，冬天要準備好熱(rè)茶水，夏天要準備好瓶裝礦泉水，準備幾包高檔香煙，放(fàng)好打火(huǒ)機(jī)與煙灰缸。
第二、現場檢查。
檢查工(gōng)作(zuò)可(kě)以從(cóng)外到内，從(cóng)高到低，從(cóng)全面到重點，一些細節一定要把握好。
按照(zhào)前面布置的順序，檢查從(cóng)場外的橫幅開始，沿來(lái)賓的前進路(lù)線，檢查指引牌、X展架、簽到台是否準備好。
在檢查簽到台時要注意檢查會議(yì)主題介紹、新聞通稿、提問(wèn)提綱等相(xiàng)關資料是否足夠。如(rú)果是新産品上市，新聞發布會上還(hái)要準備發放(fàng)産品研制過程或介紹産品功用的文字材料。可(kě)以把簽到台當成後勤物資、資料的儲存點。
檢查在背景闆，再次核實文字是否有誤，如(rú)果有誤要及時補救。檢查桌子、音響，調試每隻話(huà)筒，調試到清晰無嘯叫。檢查電視或投影(yǐng)儀，要确認用哪個電腦，而且要備一個電腦，以防會議(yì)進行中電腦出故障。
檢查VIP接待室的茶水、煙等。
要檢查主要發言人(rén)的發言稿是否準備妥當。
攝影(yǐng)師(shī)檢查照(zhào)相(xiàng)機(jī)、攝像機(jī)電量是否充足，腳架是否支好，角度是否對好。
負責保安的人(rén)員(yuán)要對現場進行安全檢查，特别注意是否存在不安全隐患，譬如(rú)：消防通道不暢通，電源線亂糟糟，甚至有壞椅子等等。
如(rú)果有空調，要把溫度調到适度。
第三、彩排。
主持人(rén)與新聞發言人(rén)根據會議(yì)議(yì)程進行“彩排”，既練習配合，也練習對内容與現場的把握。
特别是新聞發言人(rén)是會前“彩排”很重要，發言人(rén)要認真準備，再次對鏡整理(lǐ)衣着，要熟悉發言稿的内容，制定并演練如(rú)何回答常規和刁鑽的問(wèn)題，對自(zì)己的準備工(gōng)作(zuò)進行核對與評估，尤其是對以下問(wèn)題應當有充分(fēn)的準備：這場發布會的重要意義何在？其新聞價值何在？我的3個主要觀點是什麽？是否有充足材料支持我的信息發布？如(rú)果記者要求核實，是否很容易就(jiù)能做到？誰是所發布信息的權威信源？誰的話(huà)可(kě)以被媒體(tǐ)引用？等等。
第四．接待。
提前30分(fēn)鍾，禮儀小姐(jiě)在會場作(zuò)好接待準備。對于重要的領導，還(hái)要安排在大(dà)廳的專人(rén)接待。
背景音樂開始播放(fàng)，攝影(yǐng)師(shī)進入工(gōng)作(zuò)狀态。
嘉賓簽到後，禮儀小姐(jiě)帶嘉賓到VIP休息室休息，服務人(rén)員(yuán)及時把茶水送上，需要配戴鮮花的由禮儀小姐(jiě)爲嘉賓認真的配戴好。
負責VIP接待的人(rén)員(yuán)要核對已到位領導和嘉賓情況，會務負責人(rén)要親自(zì)爲領導和嘉賓送禮金或禮品，如(rú)果有的重要領導臨時不能來(lái)，會務負責人(rén)要及時安排主持人(rén)更改講話(huà)内容，同時要安排服務人(rén)員(yuán)把不能到的人(rén)員(yuán)名字牌撤掉。
記者簽到後，工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)爲記者發放(fàng)會議(yì)主題介紹、新聞通稿、提問(wèn)提綱等相(xiàng)關資料，媒體(tǐ)負責人(rén)安排、協調各媒體(tǐ)的簽到記者，要保持熱(rè)情和細緻。
記者入座以後，進入媒體(tǐ)等候階段，這段時間不宜超過10分(fēn)鍾，音響師(shī)播放(fàng)視頻資料和CD。
會議(yì)開始前三分(fēn)鍾左右，請(qǐng)相(xiàng)關領導、嘉賓、組織高層等進入會場，在前排就(jiù)坐(zuò)，會議(yì)準備開始。
二、會中管理(lǐ)
從(cóng)會議(yì)開始到結束，時間應控制在30分(fēn)鍾以内，較重大(dà)的新聞發布，也不要超過60分(fēn)鍾，一些敏感話(huà)題的提問(wèn)，媒體(tǐ)負責人(rén)要提前跟記者溝通好，避免出現特别刁難的提問(wèn)，避免出現尴尬的場面。
有些新聞發布會，台上隻有新聞發言人(rén)一個人(rén)，他(tā)獨自(zì)成爲媒體(tǐ)的焦點；有些新聞發布會，台上有領導在新聞發言人(rén)旁邊點綴，對新聞發言人(rén)的壓力會有一定的緩解作(zuò)用；有些新聞發布會，發言人(rén)在台上就(jiù)坐(zuò)，站(zhàn)在講話(huà)台後面發言。
在會議(yì)中，主持人(rén)與新聞發言人(rén)都(dōu)擔當着新聞發布會的主要角色，因此對他(tā)們的要求很高。
主持人(rén)一般應由具有較高公關專業能力的人(rén)來(lái)擔任，他(tā)的作(zuò)用在于把握主題範圍，掌握會議(yì)進程，控制會場氣氛，促成會議(yì)順利進行。此外，在必要的時候還(hái)承擔着消除過分(fēn)緊張的氣氛、化解對立情緒、打破僵局等特殊任務。因此，主持人(rén)的表現應當活躍，談吐具有幽默感和親切感，不要給人(rén)生(shēng)硬、冷(lěng)漠的距離(lí)感。
代表組織形象的新聞發言人(rén)對公衆認知産生(shēng)重大(dà)影(yǐng)響，一般由組織的高級領導來(lái)擔任。現代傳播方式決定了今天的新聞發言人(rén)既直接面對媒體(tǐ)，也同時直接面對受衆。在會議(yì)管理(lǐ)過程中，要求發言人(rén)舉止要端莊，言行要規範，尺度要适當，要有一定的專業素質和較高的政策水平。
會議(yì)議(yì)程一般是這樣的：
主持人(rén)宣布新聞發布會開始，介紹領導與嘉賓，簡單介紹會議(yì)的主題與概要。
在有必要的情況下，主持人(rén)請(qǐng)先領導發言，但(dàn)是，要給領導準備好發言稿，發言内容不宜太長，三分(fēn)鍾既可(kě)。主持人(rén)請(qǐng)新聞發言人(rén)詳細發言。
新聞發言人(rén)發布新聞。發揚人(rén)要表現得(de)自(zì)信而親切，生(shēng)動而專業。“新聞發言人(rén)是一種制度，是溝通媒體(tǐ)、社會公衆和組織的橋梁。新聞發言人(rén)背後有一個團隊在工(gōng)作(zuò)着”，所以，發言人(rén)的言不代表個人(rén)，而代表組織，言之有物、真實客觀是其生(shēng)命。發言人(rén)的口頭語言、肢體(tǐ)語言和圖片、多媒體(tǐ)等影(yǐng)象的輔助對調整演講節奏、控制場面有很好的作(zuò)用。
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